Vuoden 2016 budjetti ja muita tiedotusasioita OTW:n johtokunnalta

Banner by Erin of a spotlight on an OTW logo with the words 'Spotlight on Board'

Viime päivinä useissa eri tiedotteissa ja sosiaalisen median haaroissa on ollut lukuisia kommentteja OTW:n (Transformatiivisten teosten järjestö) taloudellisesta toiminnasta. Arvostamme kannattajiemme kysymyksiä ja haluamme olla asiasta niin avoimia kuin mahdollista.

Sitä mukaa, kun OTW ja Archive of Our Own – AO3 (Oma arkisto) ovat kasvaneet, järjestömme on sopeutunut uusiin hallinnon ja budjetoinnin tarpeisiin. Viime vuoden aikana olemme työskennelleet ahkerasti kehittääksemme ja pannaksemme käytäntöön kokoluokkaamme oleville voittoa tavoittelemattomille yrityksille suunnattuja parhaita käytäntöjä. Yksi näistä on tarve entistä yksityiskohtaisemmalle ja muodollisemmalle budjetille kuin meillä on aikaisemmin ollut.

Aiemmin budjetointiprosessimme on ollut epämuodollinen, ja varainhankintatarpeemme on arvioitu aikaisempien menojen ja ennakoitujen tulevien tarpeiden mukaan. Johtokunta sekä Kehitys ja jäsenyys -toimikunta ovat asettaneet tämänhetkisen varainhankintakampanjamme tavoitteen edellisten kampanjoiden tuloksen sekä loppuvuoden arvioitujen menojen pohjalta. Tulevien menojemme arvioinnissa otimme huomioon sekä viime vuoden menomme että AO3:n ja muiden projektiemme nopean kasvun, ja loimme epämuodollisen budjettiarvion toimikuntiemme menoarvioiden perusteella, mikä antoi meille—jopa ilman lopullista, muodollista budjettia—hyvän käsityksen siitä, mitkä menomme tulevat olemaan ensi vuonna.

Viime vuoden aikana olemme kuitenkin tulleet yhä tietoisemmiksi siitä, että tarvitsemme muodollisemman budjetin. Heinäkuussa päätimme kehittää tällaisen budjetin, ja lisäsimme asian vuosittaisen tapaamisemme asialistalle. Viime kuukauden aikana olemme vastavalitun rahastonhoitajamme M.J. MacRaen johdolla aktiivisesti kehittäneet yksityiskohtaisempaa budjettia vuodelle 2016 järjestön joka kolkasta keräämiemme tietojen perusteella. Vaikka tämä dokumentti on yhä työn alla, nykyisten tietojemme ja toimikuntiemme arvioitujen menojen perusteella odotamme OTW:n toimintakustannusten olevan ensi vuonna noin 300 000 Yhdysvaltain dollaria (USD). Vuoden 2016 lopullinen budjetti julkaistaan, kun se on saanut johtokunnan lopullisen hyväksynnän. Odotamme tämän tapahtuvan marraskuun puoliväliin mennessä.

Yksi budjetin osa-alueista on ehdotus siitä, että hankimme pätevän tilintarkastajan järjestelemään OTW:n kirjanpidon vastaisuuden varalle. Tähän tehtävään kuuluu myös aiemman varainkäytön tarkistus. On totta, että ulkopuoliset asiantuntijat maksavat, mutta uskomme tämän parantavan järjestömme toimintaa tuomalla mukaan todistettavasti kokeneita ihmisiä, mikä helpottaa sekä johtokunnan että rahastonhoitajan tehtäviä OTW:n vapaaehtoisten tukemisessa. Suunnitelmissa on myös OTW:n kirjanpidon tarkistuttaminen ulkopuolisilla tarkastajilla. Tämä ulkopuolinen toiminnantarkastus on kuulunut järjestön strategiseen suunnitelmaan jo alusta asti. Strateginen suunnitelma hyväksyttiin vuoden 2015 vuositapaamisessa, ja sitä viimeistellään nyt lopulliseen muotoonsa, joka julkaistaan avoimesti muutaman kuukauden sisään.

Järjestömme on sitoutunut kehittämään ja suojaamaan taloudellista varantoaan niin, että kaikki järjestömme projektit, mukaanlukien AO3, voivat jatkaa toimintaansa, vaikka yllättäviä menoja ilmaantuisikin. Tämä sitoutuminen vararahastoon näkyy myös strategisesta suunnitelmastamme. Asiaan liittyen jotkut viimeaikaisista kommentoijista ovat ehdottaneet, että järjestö harkitsisi investointeja, jotka tarjoaisivat parempaa tuottoa säästöillemme, ja tästä mahdollisuudesta keskusteltiinkin viimeisimmässä vuositapaamisessa. Tulemme vastaisuudessakin tutkimaan eri investointimahdollisuuksia, ja aiomme löytää ratkaisun, joka parhaiten vastaa OTW:n nykyisiä ja tulevia tarpeita. Tämä tulee todennäköisesti vaatimaan talouden ammattilaisia, jotka voivat konsultoida OTW:tä yleisen talousrakenteen ja investointien kehittämisessä niin, että voimme vastuullisesti lisätä varojamme, pitää saamamme lahjoitukset turvassa, säilyttää tehtävämme kannalta tarpeellisen käytössä olevien varojen tason ja ylläpitää nykyisen strategisen suunnitelmamme vaatimia taloudellisia varantoja.

Nykyinen johtokunta tiedostaa hyvin, ettei nykytilanne ole ihanteellinen, ja pyrimme aktiivisesti ottamaan käytäntöön yhä muodollisempia taloudellisia toimintamalleja parantaaksemme järjestöämme sekä mahdollisuuksiamme tehdä työtämme tukeaksemme faneja, faniteoksia sekä fandomia. Tämä on jatkuva prosessi, mutta teidän tukenne tekee siitä mahdollisen.

Arvostamme sitä huolta ja välittämistä, jota olette viime päivien aikana osoittaneet OTW:tä kohtaan kommenteissanne. Haluamme, että kerrotte meille vastaisuudessakin, mitä ajattelette. Toivomme teidän ymmärtävän, että on asioita, joista emme lakisyistä voi keskustella siinä määrin kuin ehkä haluaisitte. Tämä ei kuitenkaan muuta sitä, että te ja teidän mielipiteenne ovat meille tärkeitä, ja että arvostamme suuresti tukeanne.

Kiittäen,

OTW:n johtokunta

Eylul Dogruel, puheenjohtaja
Andrea Horbinski, sihteeri
M.J. MacRae, rahastonhoitaja
Soledad Griffin
Cat Meier
Jessica Steiner

Tämän uutispostauksen käänsivät OTW:n vapaaehtoiset kääntäjät. Jos haluat lukea lisää työstämme, käy tutustumassa Käännös-toimikunnan osioon transformativeworks.org-sivustolla.