Plano Estratégico 2016-2019 da OTW Aprovado

Imagem por Erin de um holofote com o logótipo da OTW incidindo nas palavras ‘Planeamento Estratégico em Destaque’

O comité de Planeamento Estratégico orgulha-se de anunciar que o Plano Estratégico 2016-2019 foi aprovado pela Direção e encontra-se pronto para ser implementado! O comité gostaria de agradecer profundamente a toda a OTW (Organização para Obras Transformativas) pela paciência, empenho e dedicação que mostraram durante este processo. A OTW gostaria também de agradecer a quem doou e nos apoiou, por tornarem isto possível.

A implementação do plano irá começar em Janeiro de 2016. Convidamos o público a ler a Cronologia Visual do Plano Estratégico para aprender acerca do futuro da OTW e dos seus projetos.

Organização para Obras Transformativas Cronologia do Plano Estratégico

Stronger Infrastructure, icon created by Yamini Chandra for The Noun Project

Uma Infraestrutura mais Forte

A OTW precisa de melhor tecnologia, ferramentas, processos, procedimentos e documentação.

Stronger and More Efficient Board, icon by Till Teenck for The Noun Project

Uma Direção mais Forte e Eficiente

Uma direção sólida, democrática e eficaz terá um impacto positivo em toda a organização.

Increased Volunteer Engagement, Retention, and Development, icon by Joao Santos for The Noun Project

Um Maior Envolvimento, Retenção e Desenvolvimento de Pessoas Voluntárias

A OTW deve desenvolver competências e experiência para criar uma comunidade mais forte a nível de toda a organização.

Expand Fundraising and Financial Capacity, icon by Olivier Guin for The Noun Project

Expandir a Capacidade Financeira e de Angariação de Fundos

A OTW precisa de recursos para funcionar e crescer e portanto tem de aumentar a sua capacidade de os captar.

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Cultivar e Apoiar Projetos Existentes

Cada comité precisa de conhecer de forma clara a sua parte na execução da missão da OTW.

Expand Inclusivity icon by OCHA Visualization Unit for The Noun Project

Aumentar a Inclusividade

A OTW celebra a imagem acolhedora que tem conseguido criar mas precisa de continuar a promover a representação e envolvimento da comunidade.

Objetivos para 6 meses

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Documentação das posições e expectativas de líderes e responsáveis de toda a OTW: Líderes de comités e responsáveis por grupos deverão trabalhar com a Direção para esboçar um documento que descreva as expectativas de toda a organização para essas posições.

Declarações preliminares de âmbitos: Comités e grupos de trabalho deverão esboçar uma declaração, delineando o seu âmbito dentro da OTW, incluindo possíveis lacunas ou sobreposições com outras equipas.

Plano de recrutamento: Comités e grupos de trabalho deverão documentar as suas necessidades de recrutamento, planos de treino, cronologias, etc para novos membros de equipa (e pessoas voluntárias quando aplicável).

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Documentação de âmbitos e posições: A Direção deverá esboçar, aprovar e publicar internamente documentos que clarifiquem como é o real funcionamento da Direção, em oposição ao ideal.

Eliminação gradual e substitução da estrutura de contactos (“liaisons”) da Direção: A Direção deverá implementar sistemas flexíveis, claros e estruturados para comunicar com comités e grupos de trabalho.

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Documentação de âmbitos e posições: Como parte do objetivo de documentação da Direção, a posição de Tesouraria deverá ser documentada de forma completa e acessível.

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Planos de desenvolvimento de 1 ano para cada projeto: Cada projeto da OTW deverá ter um plano de desenvolvimento que identifique os objetivos para o próximo ano. Isto engloba: Archive of Our Own, Fanlore, Assistência Legal, Open Doors, Transformative Works and Culture, Fanhackers e o website transformativeworks.org.

Objetivos para 9 meses

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Documentar posições de líder/responsável específicas: Usando o documento global sobre as posições e expectativas para líderes e responsáveis, todos os comités e grupos de trabalho deverão esboçar o seu próprio documento, adaptado e elaborado para o seu modelo específico de liderança.

Plano de sucessão de líderes/responsáveis: Os comités/grupos deverão documentar um plano para recrutar, identificar e treinar potenciais futuras pessoas líderes/responsáveis.

Objetivos para 12 meses

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Procedimento para atualizações regulares do trabalho de cada comité/grupo de trabalho: Os comités/grupos de trabalho deverão desenvolver procedimentos para publicar na wiki interna ou noutra ferramenta da OTW o estado atual do seu trabalho, incluindo projetos, e os seus planos até à próxima atualização.

Páginas na wiki interna para processos quotidianos e essenciais: Cada comité/grupo de trabalho deverá criar e publicar páginas na wiki interna que documentem os seus processos e procedimentos regulares.

Resolução da sobreposição de âmbitos: A Direção e os comités e grupos de trabalho deverão identificar eventuais sobreposições de deveres do comité e iniciar debate para a) rever esses deveres para eliminar a sobreposição, ou b) construir um plano para a acomodar.

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Eleições concorridas: A OTW deverá preparar documentação e solicitar a quem se candidata à Direção que se prepare para uma eleição concorrida conduzida com transparência e votada pelos membros.

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Sistema de provedoria iniciado: O sistema de provedoria para resolução de conflitos deverá ser aprovado pela Direção e implementado e em funcionamento.

Treino de competências externas específicas do comité: A OTW deverá identificar recursos externos úteis para treinar membros de equipa e pessoas voluntárias nas competências necessárias dos seus comités e grupos específicos.

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Recrutar uma segunda pessoa de contabilidade: A OTW deverá recrutar contabilista para trabalhar com a Tesouraria.

Auditorias regulares: Deve ser instaurado um processo para conduzir auditorias regulares às finanças da organização.

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Guias de coligação: A equipa Legal deverá desenvolver um guia sobre as coligações atuais da OTW com outras organizações e disponibilizar na wiki interna os procedimentos para a equipa Legal poder gerir a criação de novas coligações e projetos conjuntos.

Objetivos para 18 meses

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Processos de gestão de projetos para toda a organização: O comité de Voluntariado e Recrutamento deverá definir processos padrão ao nível da organização para a gestão de projetos inter-comités e publicar documentação dos processos na wiki interna.

Mapear a estrutura da organização: A estrutura organizacional da OTW é fácil de descrever e encontra-se mapeada graficamente.

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Treino Básico para Líderes/Responsáveis: Voluntariado e Recrutamento deverá ajudar líderes e responsáveis a desenvolver e implementar procedimentos de treino das competências básicas essenciais ao desempenho das suas funções com sucesso, como competências de liderança e gestão.

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Reforma de processos de trabalho e âmbitos para o site transformativeworks.org: Deverá existir documentação clara e completa acerca de design, gestão de conteúdo, suporte e desenvolvimento do tw.org.

Objetivos para 24 Meses

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Planos de desenvolvimento para comités/grupos: O comité/grupo deverá desenvolver um plano que descreva as suas prioridades e estabeleça objetivos específicos para o futuro, incluindo potenciais novos projetos que desejem assumir.

Orçamento dos comités/grupos: Pelo menos 3 comités/grupos de trabalho deverão submeter um orçamento à Tesouraria e receber feedback.

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Estruturação de operações com participação de responsáveis: A Direção reviu o seu funcionamento e adicionou novas posições, estruturas e procedimentos, para que a gestão de operações da OTW inclua participações das pessoas responsáveis de todos os comités e da atual Direção.

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Workshops sobre competências: A OTW deverá criar planos para workshops sobre competências em áreas específicas, como código da wiki ou expansão internacional, e deverá ser realizado pelo menos um.

Projeto piloto para líderes/responsáveis: Pelo menos 4 chefes de equipa deverão voluntariar os seus serviços e trabalhar juntamente com Voluntariado e Recrutamento na criação de um programa de mentoria para líderes/responsáveis da OTW.

Planos de envolvimento com as pessoas voluntárias: Comités e grupos deverão criar planos para realizar regularmente pontos de situação, acompanhar progressos e recompensar empenho.

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Equipa de design e suporte da Fanlore: Deverá haver uma equipa de responsáveis para manter e expandir a Fanlore.

Planos de desenvolvimento e/ou conquistas de cada projeto: Cada projeto da OTW deverá desenvolver um plano público com os seus objetivos para os próximos 5 anos. Isto engloba: Archive of Our Own, Fanlore, Assistência Legal, Open Doors, Transformative Works and Culture, Fanhackers e o website tw.org.

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Revisão da segurança: O processo de atualização e aperfeiçoamento da segurança das nossas contas e informação financeira e operacional deverá ser completado.

Orçamentos das equipas: Pelo menos 3 comités/grupos deverão submeter um orçamento à Tesouraria e receber feedback.

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Planos de desenvolvimento internacionais e inclusivos: Como parte dos objetivos de documentação de infraestruturas, todos os planos de desenvolvimento deverão incluir planos explícitos para inclusividade e representação internacional.

Treinos de inclusividade: A OTW deverá realizar pelo menos 3 treinos, abertos a todo o pessoal, sobre internacionalização e como promulgar inclusividade e entrar em contacto com essas comunidades.

Inquérito de Inclusividade: A OTW deverá realizar pelo menos 2 inquéritos internos e externos sobre internazionalização e inclusividade.

Objetivos para 30 meses

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Âmbitos claros e documentados: Com ajuda da Direção, cada comité/grupo de trabalho deverá esboçar, aprovar e circular um documento detalhado sobre o seu âmbito na OTW.

Revisão e pesquisa de ferramentas internas: A OTW deverá rever as atuais ferramentas internas e procurar alternativas melhores ou novas ferramentas quando necessário.

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Plano de treino para a Direção: Deverá estar disponível um plano de treino que possa ser utilizado por todos os membros recém-eleitos da Direção e por qualquer membro de equipa que esteja a considerar juntar-se à Direção no futuro.

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Treino interno para toda a organização: De forma semelhante ao treino básico para chefes de equipa, deverão ser desenvolvidos e implementados procedimentos básicos de treino de competências comuns a todo o pessoal.

Plano de treino para líderes/responsáveis completo: Em seguimento do treino básico, a OTW deverá implementar um plano para todas as novas pessoas na liderança de equipas, cobrindo competências gerais e específicas.

Procedimentos/suporte administrativo para chefes de equipa: Os comités e grupos deverão criar planos para gerir comunicações, calendarização, atas, gestão de tarefas, etc.

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Atingir reservas suficientes para 3 meses de custos operacionais: A OTW deverá ter poupado dinheiro suficiente para cobrir 3 meses de despesas operacionais da organização, sem recorrer a angariações de fundos adicionais.

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Pesquisar as melhores práticas para organizações internacionais: Deverão ser investigadas as melhores práticas para organizações internacionais, dando prioridade a organizações com uma perspetiva não ocidental e/ou não anglófona e organizações que servem populações marginalizadas no mundo ocidental inglês.

Dados do inquérito obtidos e relatados: O grupo de diversidade deverá divulgar os resultados da análise dos inquéritos de inclusividade e preparar recomendações para a OTW com base nesses resultados.

Objetivos para 36 meses

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Manual da organização: A OTW deverá criar um manual que inclua informação básica sobre a OTW que todas as pessoas voluntárias devem saber, como orientação sobre comités e grupos e guias sobre as ferramentas da organização.

Estudo de lacunas em âmbitos: Deverão ser abordadas as sobre-extensões identificadas nas declarações de âmbito, nomeadamente tarefas de comités e grupos que não pertencem ao seu âmbito de trabalho.

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Plano de sucessão da Direção: A OTW deverá implementar um plano de sucessão que assegure a preservação do conhecimento e responsabilidade da Direção anterior e apoie e informe a nova Direção durante o seu treino e transição.

Novo Modelo de Operações: A OTW deverá desenvolver um plano para rever a estrutura de gestão de operações da organização.

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Auto-avaliação de toda a organização: Deverá ser implementada uma auto-avaliação a todos os níveis: pessoas voluntárias e membros de equipa individuais, comités e grupos de trabalho e a OTW como um todo.

Treino externo de competências para toda a organização: Todo o pessoal deverá ter acesso a programas externos de treino de competências difíceis de desenvolver internamente.

Programa de mentoria para líderes/responsáveis: Os indivíduos disponíveis para mentorar outros em áreas ou competências específicas deverão estar identificados na wiki interna e o programa de mentoria deverá estar padronizado em toda a OTW, mantendo-se flexivel para cada comité ou grupo.

Explorar uma estrutura para reuniões anuais inclusivas que não o retiro da Direção: A Direção deverá explorar a possibilidade de realizar reuniões para toda a organização.

Expandir e rever a expansão e estratégias de recrutamento de pessoal: A OTW deverá explorar métodos e estratégias de recrutamento.

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Aumento da angariação de fundos anual: A angariação de fundos anual da OTW deverá continuar a cobrir o nosso orçamento operacional anual mais 10%.

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Estrutura do inquérito de inclusividade: Um procedimento, conjunto de ferramentas, documentação e estrutura de suporte deverão ser preparados para a OTW poder inquirir regularmente interna e externamente acerca de diversidade, inclusão, representação e internacionalização.

Todos os ícones pertencem ao Noun Project: http://thenounproject.com

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Uma Direção mais Forte e Eficiente, criado por Till Teenck para The Noun Project
Um Maior Envolvimento, Retenção e Desenvolvimento de Pessoas Voluntárias, criado por João Santos para The Noun Project
Expandir a Capacidade Financeira e de Angariação de Fundos, criado por Olivier Guin para The Noun Project
Cultivar e Apoiar Projetos Existentes, criado por XOXO para The Noun Project
Aumentar a Inclusividade, criado por OCHA Visualization Unit para The Noun Project

Este artigo de notícias foi traduzido pela equipa voluntária de tradução da OTW. Para saberes mais sobre o nosso trabalho, visita a página de Tradução em transformativeworks.org.