OTW Strategischer Plan 2016-2019 verabschiedet

Banner von Erin, ein Scheinwerfer der ein OTW-Logo anleuchet, mit den Worten 'Strategischer Planung im Blickpunkt'

Das „Strategische Planung“-Komitee ist stolz zu berichten, dass der strategische Plan für die Jahre 2016 bis 2019 vom Vorstand genehmigt wurde, und nun bereit für die Umsetzung ist. Das Komitee ist der gesamten OTW (Organisation für transformative Werke) für ihre Geduld, ihr Engagement und ihrem Einsatz im Verlauf dieses Prozesses zutiefst verbunden. Die OTW möchte all unseren SpenderInnen und UnterstützerInnen danken. Ohne Euch wäre all dies nicht möglich.

Die Implementierung dieses Plans wird im Januar 2016 beginnen. Wir laden alle Interessierten dazu ein, einen Blick auf die grafische Zeitleiste des strategischen Plans für mehr Informationen über die Zukunft der OTW und ihrer Projekte zu werfen.

Zeitplan für den strategischen Plan der Organisation für Transformative Werke

'Stärkere Infrastruktur'-Icon, erstellt von Yamini Chandra für The Noun Project

Stärkere Infrastruktur

Die OTW benötigt bessere Technologie, Werkzeuge, Prozesse, Prozeduren und Dokumentation

'Stärkerer und effizienterer Vorstand'-Icon, erstellt von Till Teenck für The Noun Project

Stärkerer und effizienterer Vorstand

Ein starker, demokratischer und effizienter Vorstand wird die gesamte Organisation positiv beeinflussen.

'Verstärktes Freiwilligenengagement, Erhaltung und Entwicklung'-Icon, erstellt von Joao Santos für The Noun Project

Verstärktes Freiwilligenengagement, Erhaltung und Entwicklung

Die OTW muss Fähigkeiten und Erfahrungen bilden, um die organisationsweite Gemeinschaft zu stärken.

'Spendenbeschaffung und finanzielle Kapazität erweitern'-Icon, erstellt von Olivier Guin für The Noun Project

Spendenbeschaffung und finanzielle Kapazität erweitern

Die OTW benötigt finanzielle Mittel um zu funktionieren und zu wachsen, deshalb muss sie ihre Kapazität zur Mittelbeschaffung erweitern.

'Existierende Projekte fördern und wachsen lassen'-Icon, erstellt von XOXO für The Noun Project

Existierende Projekte fördern und wachsen lassen

Jedes Komitee braucht ein klares Verständnis dafür, wie es dazu beiträgt, die Mission der OTW zu erfüllen.

'Inklusivität erweitern'-Icon, erstellt von OCHA Visualization Unit für The Noun Project

Inklusivität erweitern

Die OTW freut sich über ihr einladendes Image, das sie erreicht hat, aber muss weiterhin Repräsentation und Outreach vorantreiben.

6-Monats-Ziele

'Stärkere Infrastruktur'-Icon, erstellt von Yamini Chandra für The Noun Project

Dokumentierte organisationsweite Erwartungen für Vorsitzende/Führungspositionen: Komitee und Arbeitsgruppenvorsitzende/leiterInnen arbeiten mit dem Vorstand um ein Dokument zu entwerfen, welches die organisationsweiten Erwartungen für Vorsitzende und LeiterInnen beschreibt.

Vorläufige Geltungsbereich-Statements: Komitees/Arbeitsgruppen entwerfen ein Statement, in dem sie ihren Geltungsbereich innerhalb der OTW umreißen, einschließlich potentieller Lücken oder Überschneidungen zwischen ihnen und anderen Teams.

Rekrutierungsplan: Komitees/Arbeitsgruppen dokumentieren ihre Rekrutierungsbedürfnisse, Trainingspläne, Zeitlinien, etc für neue freiwillige MitarbeiterInnen (und für freiwillige HelferInnen, wo es zutrifft).

'Stärkerer und effizienterer Vorstand'-Icon, erstellt von Till Teenck für The Noun Project

Geltungsbereich- und Rollendokumentation: Der Vorstand entwirft, bewilligt und veröffentlicht intern Dokumente, die erläutern, wie der Vorstand arbeitet, als konkreter Sachbestand und nicht hypothetisch in einer idealen Welt.

Auflösung und Ersetzung der Vorstandsverbindungsstruktur: Der Vorstand implementiert flexible, klare und strukturell unterstützte Systeme, um mit den Komitees und Arbeitsgruppen in Kontakt zu bleiben.

'Spendenbeschaffung und finanzielle Kapazität erweitern'-Icon, erstellt von Olivier Guin für The Noun Project

Geltungsbereich- und Rollendokumentation: Als Teil des Ziels der Vorstandsdokumentierung wird die Schatzmeisterrolle vollständig und zugänglich dokumentiert.

'Existierende Projekte fördern und wachsen lassen'-Icon, erstellt von XOXO für The Noun Project

Einjahres-Roadmaps für jedes Projekt: Jedes OTW-Projekt wird eine Roadmap haben, die die Vorgaben und Ziele für das nächste Jahr auflistet. Dies gilt für: das Archive of Our Own – AO3 (Ein Eigenes Archiv), Open Doors (Offene Türen), Transformative Works and Cultures – TWC (Transformative Werke und Kultur), Fanhackers, und die transformativeworks.org Webseite.

9-Monats-Ziele

'Stärkere Infrastruktur'-Icon, erstellt von Yamini Chandra für The Noun Project

Dokumentierte, teamspezifische Positionsbeschreibungen für Vorsitzende/LeiterInnen: Mithilfe des organisationsweiten Dokumentes, in dem die Rollen und Erwartungen von Vorsitzenden und LeiterInnen beschrieben sind, entwerfen alle Komitees und Arbeitsgruppen ihr eigenes, auf ihr spezifisches Führungsmodell angepasstes und erweitertes Dokument.

Plan für die Nachfolge von Vorsitzenden und LeiterInnen: Komitees/Arbeitsgruppen dokumentieren einen Plan für die Rekrutierung, Identifizierung und das Training potentieller NachfolgerInnen für die Position der Vorsitzenden/LeiterInnen.

12-Monats-Ziele

'Stärkere Infrastruktur'-Icon, erstellt von Yamini Chandra für The Noun Project

Vorgehensweise für regelmäßige Updates über die Arbeit der Komitees/Arbeitsgruppen: Komitees/Arbeitsgruppen entwickeln klare Vorgehenspläne für die Veröffentlichung des momentanen Standes ihrer Arbeit in dem internen Wiki. Dies beinhaltet Projekte und ihre Pläne bis zum nächsten Update.

Interne Wikiseiten für alltägliche und essentielle Prozesse: Komitees/Arbeitsgruppen erstellen und veröffentlichen interne Wikiseiten, die ihre regelmäßigen Arbeitsabläufe und Vorgehensweisen dokumentieren.

Geltungsbereichsüberschneidungen werden angesprochen: Der Vorstand, die Komitees und die Arbeitsgruppen, identifizieren gemeinsam Bereiche, bei denen sich die Komiteeaufgaben überschneiden und beginnen Diskussionen, um a) die Komiteeaufgaben zu überarbeiten um Überschneidungen zu eliminieren oder b) einen Plan zu entwickeln, in dem sich die Komitees und Arbeitsgruppen der Überschneidung anpassen.

'Stärkerer und effizienterer Vorstand'-Icon, erstellt von Till Teenck für The Noun Project

Ordentliche Wahlen: Die OTW fertigt die notwendige Dokumentation an und wirbt um Kandidaten, damit eine ordentliche Wahl, die transparent ist und mit den Stimmen der Mitgliederschaft durchgeführt wird, stattfinden kann.

'Verstärktes Freiwilligenengagement, Erhaltung und Entwicklung'-Icon, erstellt von Joao Santos für The Noun Project

Ombudsrat eingeführt: Der Ombudsrat ist vom Vorstand bewilligt, und ist vollständig implementiert und am Laufen.

Training für komiteespezifische externe Fähigkeiten: Die OTW identifiziert Ressourcen außerhalb der OTW, die für das Training von freiwilligen MitarbeiterInnen und HelferInnen in notwendigen Fähigkeiten für ihre spezifischen Komitees und Arbeitsgruppen nützlich sein können.

'Spendenbeschaffung und finanzielle Kapazität erweitern'-Icon, erstellt von Olivier Guin für The Noun Project

Zweiter Buchhalter rekrutiert: Die OTW rekrutiert einen Buchhalter der mit dem/der momentanen SchatzmeisterIn zusammenarbeitet.

Regelmässige Rechnungsprüfungen: Arbeitsabläufe zur regelmäßigen Rechnungsprüfung der Organisation sind etabliert.

'Existierende Projekte fördern und wachsen lassen'-Icon, erstellt von XOXO für The Noun Project

Koalitionsrichtlinien: Die Rechtsabteilung entwickelt Richtlinien für die bestehenden Koalitionen der OTW mit anderen Organisationen und veröffentlicht im internen Wiki Anleitungen um die Erstellung von neuen Koalitionen und gemeinschaftlichen Projekten zu ermöglichen.

18-Monats-Ziele

'Stärkere Infrastruktur'-Icon, erstellt von Yamini Chandra für The Noun Project

Organisationsweite Prozesse für das Projektmanagement: Das “Freiwillige und Rekrutierung”-Komitee standardisiert organisationsweite Prozesse für Projektmanagement und veröffentlicht die Prozessdokumentation im internen Wiki.

Organisatorische Strukturen darstellen: Die organisatorische Struktur der OTW ist einfach zu beschreiben und wurde visuell dargestellt.

'Verstärktes Freiwilligenengagement, Erhaltung und Entwicklung'-Icon, erstellt von Joao Santos für The Noun Project

Allgemeines Training für Vorsitzende/LeiterInnen: Das “Freiwillige und Rekrutierung”-Komitee hilft Vorsitzenden und LeiterInnen dabei, Trainingspläne zu erstellen, unter besonderer Berücksichtigung von allgemeine Kompetenzen, die von allen Vorsitzenden/LeiterInnen benötigt werden, damit sie in ihrer Position erfolgreich sein können, wie zum Beispiel Führungs- und Managementfähigkeiten.

'Existierende Projekte fördern und wachsen lassen'-Icon, erstellt von XOXO für The Noun Project

Arbeitsabläufe und Geltungsbereiche für die transformativeworks.org Webseite überarbeiten: Klare und vollständige Dokumentation bezüglich des tw.org Designs und Inhaltsmanagements sowie zu Support und Entwicklung ist vorhanden.

24-Monats-Ziele

'Stärkere Infrastruktur'-Icon, erstellt von Yamini Chandra für The Noun Project

Roadmaps für Komitees/Arbeitsgruppen: Die Komitees/Arbeitsgruppen haben eine Roadmap entwickelt, die ihre Prioritäten beschreibt und setzen spezifische Ziele für die Zukunft, inklusive potentieller neuer Projekte, die sie unternehmen möchten.

Budgets für Komitees/Arbeitsgruppen: Mindestens 3 Komitees/Arbeitsgruppen reichen einen Budgetentwurf an den/die SchatzmeisterIn ein und erhalten dazu Feedback.

'Stärkerer und effizienterer Vorstand'-Icon, erstellt von Till Teenck für The Noun Project

Betriebsstruktur mit Vorsitzendenmitwirkung: Der Vorstand hat seine Funktionen überarbeitet und neue Positionen, Strukturen und Abläufe hinzugefügt, sodass das OTW-Betriebsmanagement unter Mitwirkung von allen Komiteevorsitzenden und dem momentanen Vorstand abläuft.

'Verstärktes Freiwilligenengagement, Erhaltung und Entwicklung'-Icon, erstellt von Joao Santos für The Noun Project

Workshops: Die OTW erstellt Pläne für Workshops in speziellen Bereichen, z.B. Wiki-Code/internationaler Outreach, und mindestens einer wird durchgeführt.

Pilotprogramm Mentoren für Vorsitzende/LeiterInnen: Mindestens 4 Vorsitzende/LeiterInnen erklären sich bereit, mit dem “Freiwillige und Rekrutierung”-Komitee zusammen ein Mentorenprogramm für Vorsitzende/LeiterInnen innerhalb der OTW zu erschaffen.

Bindung freiwilliger MitarbeiterInnen/HelferInnen: Komitees und Arbeitsgruppen erstellen Pläne für regelmäßige Check-ins, Fortschritsüberwachung und Belohnungen, um Anerkennung zu zeigen.

'Existierende Projekte fördern und wachsen lassen'-Icon, erstellt von XOXO für The Noun Project

Freiwillige MitarbeiterInnen für Fanlore-Design und -Support: Fanlore erhält das benötigte Personal, um weiter zu bestehen und zu wachsen.

Roadmaps für jedes Projekt: Jedes OTW-Projekt entwickelt eine öffentliche Roadmap, um seine Anliegen und Ziele für die nächsten 5 Jahre zu definieren. Dies betrifft das Archive of Our Own, Fanlore, die Rechtsvertretung, Open Doors, Transformative Works and Cultures, Fanhackers und die transformativeworks.org-Website.

'Spendenbeschaffung und finanzielle Kapazität erweitern'-Icon, erstellt von Olivier Guin für The Noun Project

Sicherheitskontrolle: Der Aktualisierungs- und Verbesserungsprozess für die Sicherheit unserer Finanz- und Arbeitsablaufsinformationen und -konten ist abgeschlossen.

Budgets für Komitees/Arbeitsgruppen: Mindestens 3 Komitees/Arbeitsgruppen reichen einen Budgetentwurf an den/die SchatzmeisterIn ein und erhalten dazu Feedback.

'Inklusivität erweitern'-Icon, erstellt von OCHA Visualization Unit für The Noun Project

Internationale und inklusive Roadmap: Als Teil der Ziele der Infrastrukturdokumentation beinhalten alle Komitee-Roadmaps ausdrückliche Pläne bezüglich Inklusion und internationaler Repräsentation.

Inklusionstrainings: Die OTW hält mindestens 3 Trainings ab, offen für das gesamte Personal, zum Thema Internationalisierung und wie Individuen Inklusion umsetzen und auf ihre Gemeinschaften zugehen.

Inklusionsumfrage: Die OTW führt mindestens 2 Umfragen für interne und externe Interessensgruppen zum Thema Internationalisierung und Inklusion durch.

30-Monats-Ziele

'Stärkere Infrastruktur'-Icon, erstellt von Yamini Chandra für The Noun Project

Geltungsbereiche geklärt und dokumentiert: Mit Unterstützung des Vorstandes entwerfen, genehmigen und zirkulieren alle Komitees und Arbeitsgruppen ein detailliertes Dokument zu ihrem Geltungsbereich in der OTW.

Interne Überprüfung der Werkzeuge und Recherche: Die OTW überprüft aktuelle interne Werkzeuge und recherchiert bessere Alternativen für nicht optimale Werkzeuge, um bisher unerfüllten Bedürfnissen zu entsprechen.

'Stärkerer und effizienterer Vorstand'-Icon, erstellt von Till Teenck für The Noun Project

Trainingsplan für Vorstand: Ein Trainingsplan ist vorhanden, der von allen neugewählten Vorstandsmitgliedern und allen qualifizierten freiwilligen MitarbeiterInnen gefolgt werden kann, die erwägen, in Zukunft dem Vorstand beizutreten.

'Verstärktes Freiwilligenengagement, Erhaltung und Entwicklung'-Icon, erstellt von Joao Santos für The Noun Project

Organisationsweite interne Fertigkeitentrainings: Parallel zum Ziel des Grundlagentrainings für Vorsitzende/LeiterInnen werden grundlegende Trainingsabläufe für vom gesamten Personal benötigte Fertigkeiten entwickelt und umgesetzt.

Trainingsplan für Vorsitzende/LeiterInnen: Das Grundlagentrainingsziel erweiternd implementiert die OTW einen Standardplan für alle neuen Vorsitzenden/LeiterInnen, der sowohl generelle als auch OTW-spezifische Fertigkeiten abdeckt.

Administrative Unterstützung/Abläufe für Vorsitzende/LeiterInnen: Komitees und Arbeitsgruppen erstellen Pläne zur Handhabung von Routinekommunikation, -zeitplanung, -protokollierung, -aufgabenverwaltung etc.

'Spendenbeschaffung und finanzielle Kapazität erweitern'-Icon, erstellt von Olivier Guin für The Noun Project

3-Monats-Reserven zur Deckung der Betriebskosten: Die OTW hat ausreichende Reserven zur Deckung der Betriebskosten der Organisation für 3 Monate ohne zusätzliches Fundraising angespart.

'Inklusivität erweitern'-Icon, erstellt von OCHA Visualization Unit für The Noun Project

Gute Praxismodelle für internationale Organisationen recherchieren: Die Organisation recherchiert gute Praxismodelle für internationale Organisationen mit besonderem Augenmerk auf Organisationen, die eine nicht-westliche und/oder nicht-englischsprachige Perspektive haben und Organisationen, die Randgruppen in der westlichen, englischsprachigen Welt dienen.

Umfragedaten gesammelt und gemeldet: Die Diversitätsarbeitsgruppe meldet die Ergebnisse der Analyse der Inklusionsumfragen und bereitet auf diesen Ergebnissen basierende Empfehlungen für die OTW vor.

36-Monats-Ziele

'Stärkere Infrastruktur'-Icon, erstellt von Yamini Chandra für The Noun Project

Organisationshandbuch: Die OTW erstellt ein Handbuch mit grundlegenden Informationen zur OTW, das jedeR freiwillige MitarbeiterIn / HelferIn kennen muss, wie z.B. Überblick über die Komitees und Arbeitsgruppen und praktische Anleitungen für die Werkzeuge der Organisation.

Lücken in den Geltungsbereichen angesprochen: Wo in den Bechreibungen der Geltungsbereiche Aufgaben aufgedeckt wurden, die von Komitees und Arbeitsgruppen außerhalb ihres Geltungsbereichs bearbeitet werden, wird diese Überstrapazierung angesprochen.

'Stärkerer und effizienterer Vorstand'-Icon, erstellt von Till Teenck für The Noun Project

Plan für die Vorstandsnachfolge: Die OTW setzt einen Plan für die Vorstandsnachfolge ein, in dem ausscheidende Vorstandsmitglieder und MitarbeiterInnen ihr Wissen und ihre Verantwortlichkeiten sicher bewahrt wissen und neue Vorstandsmitglieder und MitarbeiterInnen sich in ihrem Training und ihrer Umstellung unterstützt und informiert fühlen.

Neuer Musterplan für Arbeitsabläufe: Die OTW entwickelt einen Plan, um die Struktur des Arbeitsablaufsmanagements der Organisation zu überarbeiten.

'Verstärktes Freiwilligenengagement, Erhaltung und Entwicklung'-Icon, erstellt von Joao Santos für The Noun Project

Organisationsweite Selbsteinschätzungen: Selbsteinschätzungsüberprüfungen werden auf allen Ebenen eingeführt: Individuelle freiwillige MitarbeiterInnen und HelferInnen, Komitees und Arbeitsgruppen und die OTW als ganzes.

Organisationsweites externes Fertigkeitentraining: Das gesamte Personal hat Zugang zu externen Trainingsprogrammen und Kursen für Fertigkeiten, die intern schwer zu entwickeln sind.

Mentorenprogramm für Vorsitzende/LeiterInnen: Die Personen, die als MentorInnen für andere in bestimmten Gebieten oder Fähigkeiten zur Verfügung stehen, sind im internen Wiki gut dokumentiert und das MentorInnenprogramm ist organisationsweit standardisiert, gleichzeitig aber flexibel genug, um für alle Komitees und Arbeitsgruppen zu passen.

Struktur für inklusive jährliche Meetings, die keine Vorstandsklausuren sind: Der Vorstand untersucht die Möglichkeit, organisationsweite Meetings abzuhalten.

Erweitern und Überarbeiten der Personal-Outreach- und Rekrutierungsstrategien: Die OTW erweitert ihre Methoden und Strategien für die Rekrutierung von freiwilligen MitarbeiterInnen und HelferInnen.

'Spendenbeschaffung und finanzielle Kapazität erweitern'-Icon, erstellt von Olivier Guin für The Noun Project

Fundraising erzielt die jährlichen Betriebskosten plus 10%: Das jährliche Fundraising der OTW erzielt beständig genügend Geld, um unser jährliches operatives Budget zu decken plus 10%.

'Inklusivität erweitern'-Icon, erstellt von OCHA Visualization Unit für The Noun Project

Inklusionsumfragestruktur: Arbeitsabläufe, Werkzeuge, Dokumentation und Supportstruktur werden eingerichtet, damit die OTW regelmäßig interne und externe Interessensgruppen zu Themen der Diversität, Inklusion, Repräsentation und Internalisierung befragen kann.

Alle Icons stammen aus dem Noun Project: http://thenounproject.com

Das „Stärkere Infrastruktur“-Icon wurde von Yamini Chandra für The Noun Project erstellt

Das „Stärkerer und effizienterer Vorstand“-Icon wurde von Till Teenck für The Noun Project erstellt

Das „Verstärktes Freiwilligenengagement, Erhaltung und Entwicklung“-Icon wurde von Joao Santos für The Noun Project erstellt

Das „Spendenbeschaffung und finanzielle Kapazität erweitern“-Icon wurde von Olivier Guin für The Noun Project erstellt

Das „Existierende Projekte fördern und wachsen lassen“-Icon wurde von XOXO für The Noun Project erstellt

Das „Inklusivität erweitern“-Icon wurde von OCHA Visualization Unit für The Noun Project erstellt

Dieser Newsbeitrag wurde von freiwilligen ÜbersetzerInnen der OTW übersetzt. Um mehr über uns und was wir tun herauszufinden, schau auf der transformativeworks.org-Seite des Übersetzungsteams vorbei.