Vào tháng 1 năm 2017, OTW (Tổ Chức cho các Tác Phẩm được Chuyển Hóa) khởi động kế hoạch chiến lược đầu tiên. Mục đích của một kế hoạch chiến lược là để dẫn lối cho định hướng tổng thể của tổ chức: xác định những gì mà chúng tôi muốn đạt được và cách mà chúng tôi muốn đạt được chúng. Một kế hoạch chiến lược là một thứ cần thiết cho cả những tổ chức phi lợi nhuận lẫn những tổ chức có lợi nhuận, và với OTW nó lại càng đặc biệt quan trọng trong khi chúng tôi đang từ một start-up nhỏ trở thành một tổ chức đang phát triển với rất nhiều hoạt động và một dự án thắng giải Hugo.
Chúng tôi đã làm việc chăm chỉ trong 3 năm vừa qua để làm cho kế hoạch chiến lược này thành công. Trong khi kết thúc kế hoạch và hướng tới tương lai, chúng tôi muốn chia sẻ với các bạn một số thành quả nổi bật mà OTW đã đạt được với kế hoạch chiến lược này.
Kế hoạch Chiến lược đầu tiên này đã giúp OTW làm được những gì?
Cho các ban:
Tất cả (hoặc gần như tất cả) các ban của OTW giờ đã ghi lại:
- Nhiệm vụ của từng ban trong tổ chức là gì (các tuyên ngôn về quyền hạn),
- Chủ tịch các ban cần phải làm gì và cách huấn luyện chủ tịch mới (Các lời mô tả vị trí chủ tịch và kế hoạch huấn luyện),
- Cách tuyển và huấn luyện nhân viên mới (các kế hoạch tuyển dụng),
- Cách tính toán và truyền đạt số tiền các ban cần hàng năm (các ngân sách),
- Mục tiêu của các ban trong tương lai gần là gì và từng ban định đạt được chúng như thế nào (các lộ trình),
- Công việc bình thường, vẫn đang diễn ra của từng ban là gì và các ban làm chúng như thế nào (các trang wiki nội bộ).
Cho ban Giám đốc:
Kế hoạch chiến lược này đã giúp cho ban giám đốc:
- Làm rõ bổn phận của một thành viên và một chỉ huy của ban Giám đốc (tư liệu vai trò và quyền hạn),
- Đưa ra cách giới thiệu thành viên ban Giám đốc mới với thông tin mà họ cần (kế hoạch huấn luyện ban Giám đốc),
- Thảo luận về tương lai của cấu trúc ban lãnh đạo của OTW, và đưa ra các đề xuất để cải thiện nó (Nghiên cứu các lựa chọn quản trị và kiểu kế hoạch hoạt động mới).
Cho cả tổ chức:
Kế hoạch chiến lược đã giúp cho OTW tạo ra:
- Ngân sách hàng năm,
- Chính sách tài rõ ràng, phù hợp nhất cho tổ chức phi lợi nhuận,
- Mục tiêu cho số tiền tổ chức nên có dự trữ, và mục tiêu tổ chức muốn đạt được trong đợt vận động gây quỹ,
- Một quá trình mà các dự án của tổ chức có thể sử dụng để đặt mục tiêu cho tương lai và lưu trữ lại các thành quả,
- Một báo cáo ý kiến của tình nguyện viên về các buổi gặp mặt toàn OTW, hiện đang được ban Giám đốc thảo luận.
Cảm ơn các bạn!
Các tình nguyện viên của OTW đều đã làm việc cùng nhau để đạt được những mục tiêu này, và chúng tôi chỉ có thể thực hiện được điều này nhờ các đóng góp của các thành viên và người dùng của chúng tôi.
Xin chân thành cảm ơn tất cả tình nguyện viên và người đóng góp cho OTW!