Penggalangan bulan Oktober merupakan kesuksesan besar berkat kemurahan hati Anda! Para staf dan relawan OTW (Organisasi untuk Karya Transformatif) terpukau tidak hanya pada jumlah uang yang berhasil dikumpulkan tapi juga pada diskusi-diskusi penuh pertimbangan yang terjadi selama penggalangan.
Satu pertanyaan yang diajukan dalam diskusi-diskusi tersebut: apa yang akan kami lakukan dengan uang tambahan tersebut? Kami juga ditanya mengapa, jika target kami adalah US$70.000, kami tidak berhenti setelah mendapatkan target tersebut?
Ada banyak sisi untuk menjawab kedua pertanyaan tersebut. Jawaban yang paling singkat dan paling jujur telah diberikan lewat komentar di postingan berita penggalangan; Kami akan menginvestasikan lebih banyak uang untuk server, pelatihan staf, dan konsultan-konsultan untuk mendukung staf kami yang seluruhnya terdiri dari para relawan. Menggalang dana melebihi tujuan awal kami mengizinkan kami untuk melakukan semua hal tersebut juga membayar biaya-biaya kami sampai jadwal penggalangan kami selanjutnya di bulan April (dan setelahnya). Hal ini juga mengizinkan kami menambah cadangan “jaga-jaga” kami untuk keadaan darurat.
Jawaban yang lebih panjang berarti menggali sedikit struktur OTW dan sejarah penggalangan dana kami.
Seperti yang Anda lihat di postingan tujuh penggalangan keanggotaan, organisasi nirlaba seperti OTW butuh banyak biaya. Sekitar 70% anggaran kami digunakan untuk hosting, server, dan hal-hal lainnya untuk menjaga Archive of Our Own – AO3 (Arsip Milik Kita) tetap hidup dan aktif. 30% sisanya dibagi untuk proyek-proyek kami lainnya, layanan-layanan, biaya-biaya pertemuan-pertemuan dan administrasi umum.
Meskipun kami selalu dapat menutupi biaya-biaya kami, ada masanya ketika kami nyaris tidak dapat melakukannya. AO3, biaya terbesar kami, telah berkembang pesat—dan sejujurnya, kami tidak punya gambaran akan apa terjadi di tahun-tahun awal dulu. Sekarang kami telah mempunyai perkiraan yang lebih baik mengenai kebutuhan-kebutuhan kami, dan selama tiga tahun terakhir, kami telah memperbaiki rencana-rencana penggalangan dana kami agar lebih teliti dalam mengembangkan pendapatan kami supaya sesuai dengan pertumbuhan biaya-biaya kami. Umpamakan OTW yang tadinya “bertahan hidup dari satu tagihan ke tagihan berikutnya” menjadi mempunyai anggaran rumah tangga berkala, tabungan siap siaga, dan dana tambahan agar dapat melakukan lebih banyak hal baik.
Target US$70.000 kami adalah apa yang sebelumnya kami pikir dapat kami capai. Penggalangan keanggotaan bulan Oktober kami sebelumnya menggalang US$52.381, jadi kami bersiap untuk mendapatkan hasil di bawah target kami, biarpun kami mampu menggalang lebih banyak daripada tahun lalu.
Kami tidak menyangka bahwa penggalangan ini akan sukses luar biasa. Sebenarnya, kami mengira bahwa kami harus mengambil dana cadangan untuk membiayai kami sampai akhir tahun dan membantu kami tetap berjalan sampai jadwal penggalangan kami selanjutnya, yaitu bulan April 2015. Hal tersebut bukannya tidak umum untuk sebuah organisasi nirlaba, khususnya yang semuda OTW, tapi juga bukan sebuah strategi yang dapat kami jalankan untuk jangka waktu panjang. Diskusi dimulai pada bulan Agustus tentang meluaskan rencana penggalangan kami dengan menyertakan permohonan-permohonan donor besar, lebih banyak metode untuk donasi bulanan, dan menambahkan satu atau dua acara spesial untuk melengkapi penggalangan-penggalangan tahunan kami.
Kami akan terus memertimbangkan hal-hal tersebut, karena hal-hal itu adalah bagian dari sebuah strategi penggalangan dana yang kokoh dan merata, namun tekanan biaya mendesak telah berkurang secara signifikan berkat hampir 8.000 donor yang menyumbang kepada kami di bulan Oktober ini. Singkatnya, finansial kami saat ini lebih kuat dari kapanpun, dan itu berarti memperkuat semua proyek di bawah payung OTW.
Biaya-biaya yang diantisipasi, secara singkat:
- U$45.000 akan digunakan untuk server-server tambahan di tahun 2014, dengan setidaknya US$100.000 untuk mesin-mesin tambahan di tahun 2015.
- Lebih banyak server berarti lebih banyak tempat untuk kolokasi dan biaya tenaga yang lebih tinggi untuk server-server tersebut, diperkirakan sampai sejumlah US$36.000 atau lebih di tahun 2015, dengan tambahan US$25.000 untuk situs kolokasi ketiga, pemeriksaan, dan pendaftaran domain.
- Sistem tiket yang lebih baik untuk tim Pelanggaran dan Dukungan akan membutuhkan biaya tambahan US$400 per bulan, jumlah totalnya US$4.800 setahun.
- Seminar dan loka karya pelatihan untuk staf akan disediakan dari anggaran setidaknya US$7.500, dengan US$7.500 lainnya disisihkan untuk biaya perjalanan, penginapan, dan pendaftaran untuk presentasi-presentasi di pertemuan penggemar, konferensi-konferensi akademis, dan acara-acara lainnya.
- Sebuah pertemuan langsung untuk Jajaran Direksi akan diadakan pada bulan Oktober, dengan kemungkinan dihadiri oleh para ketua dan/atau personel lainnya, dengan rata-rata US$950 untuk perjalanan, penginapan, dan makan per orang, diperkirakan sekitar US$15.000.
- U$8.000 akan menutup biaya administrasi rutin, dan biaya-biaya program lainnya akan memerlukan minimal US$23.000.
- Cadangan dana sembilan bulan untuk keadaan darurat sekitar US$72.000 akan terus dikelola.
Di luar biaya-biaya dalam waktu dekat tersebut, sulit untuk menetapkan biaya-biaya spesifik untuk tahun 2015. Seperti yang kami sebut di atas, kami sebelumnya memperkirakan untuk memasuki tahun depan dengan cadangan yang lebih kecil dan dengan pertumbuhan sederhana pada pendapatan kami. Sebagian besar rencana yang telah kami susun dibuat berdasarkan angka-angka perkiraan tersebut. Semua komite diminta mengajukan permintaan tambahan pada bulan November, namun ada beberapa area di mana kami perkirakan akan memerlukan tambahan anggaran.
Kami telah membicarakan efek dalam waktu dekat bagi AO3 dalam hal tambahan server dan rack space, kontrak para karyawan, dan pelatihan. Fanlore dan Open Doors (Pintu Terbuka) akan mendapat keuntungan besar hanya dari berbagi ruang server yang sama. Peningkatan perangkat lunak untuk Dukungan dan Pelanggaran AO3 juga akan memudahkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan pengguna tentang pekerjaan pelestarian Pintu Terbuka.
Dua proyek utama kami lainnya, Transformative Works and Cultures – TWC (Karya dan Kultur Transformatif) dan pekerjaan bantuan hukum dari komite Hukum kami, berjalan dengan anggaran yang lebih kecil dari AO3. Tim Hukum kami membutuhkan biaya pelaporan dari waktu ke waktu dengan biaya perjalanan ke sidang dan pertemuan terkait penggunaan wajar. Staf TWC, jurnal akademis kami, menghadiri konferensi-konferensi akademis di seluruh Amerika Serikat; biaya lainnya adalah biaya pendaftaran tahunan jurnal. Surplus anggaran yang didapat di penggalangan ini akan mengizinkan mereka untuk mewakili OTW di lebih banyak acara, dan agar para anggota kedua komite dapat bergabung dengan Pengembangan dan Keanggotaan—komite di balik penggalangan kami—dalam rencana mereka untuk peningkatan jangkauan di acara-acara penggemar.
Semua proyek dan komite kami juga akan diuntungkan dari uang yang lebih untuk mendukung para staf dan relawan menghadiri lebih banyak pelatihan, seminar, dan webinar. Memperkuat kemampuan profesional dan koneksi di seluruh OTW telah selalu menjadi sebuah prioritas, baik dengan memanfaatkan loka karya manajemen untuk Relawan dan Rekrutmen maupun dengan mengirim staf untuk berpartisipasi di acara-acara seperti AdaCamp.
Semua area ini merupakan tempat-tempat di mana kami dapat berkembang berkat kesuksesan penggalangan ini dan kemurahan hati para anggota kami. Kami akan mengabarkan perbaikan anggaran tahunan dan rencana penggalangan kami untuk tahun 2015 pada awal Januari, jadi jangan sampai terlewatkan.
Kami akan menggelar target penggalangan lainnya di bulan April, dan kami berharap bahwa fandom akan membantu kami lagi. Ingat: kami hanya sekuat dan sehidup yang dibuat oleh Anda, para pengguna, dan para anggota kami.
Di bawah ini adalah beberapa rincian untuk semua pengguna kami yang menyukai angka:
Biaya bulanan, berkala:
Biaya berkala bulanan per 30 Oktober: U$5.497,20
Perkiraan biaya rata-rata bulanan untuk tahun 2015: U$8.066,66
(Termasuk kolokasi server, biaya program dan administrasi rutin yang dibayar per)
Jumlah biaya yang diantisipasi dari 1 Januari sampai 30 Maret:
Biaya kuarter pertama, perkiraan 2015 yang disesuaikan: U$84.949,67
(Termasuk biaya bulanan berkala ditambah US$60.000 untuk pembelian server dan persiapan untuk penggalangan keanggotaan bulan April; jumlah minimum yang harus kami sediakan)
Cadangan:
Cadangan 9 bulan, perkiraan 2015: U$72.599,94
(Berdasarkan biaya bulanan berkala; jumlah yang dipegang untuk menjaga “pintu tetap terbuka” seperti sekarang, konstan, selama keadaan darurat)
Biaya plus cadangan
Biaya plus cadangan kuarter pertama, perkiraan 2015: U$157.549,60
(Jumlah yang harus kami sediakan pada tanggal 1 Januari untuk membawa kami sampai 30 Maret dan menjaga dana cadangan 9 bulan)
Diskusi surplus:
Membawa: US$197.544,09
(Anggap kami mencapai target penggalangan bulan November dan Desember dan menggunakan sisa anggaran 2014; ini adalah jumlah total uang yang akan ada pada kami pada tanggal 1 Januari)
Surplus: US$39.994,48
(Jumlah yang tersisa setelah anggaran 2014 dipenuhi, biaya kuarter pertama, dan target cadangan dipenuhi)
Diskusi anggaran awal, 2015:
We memperkirakan anggaran 2015 kami akan sebesar (perkiraan kasar): US$230.000
Jumlah ini termasuk pembelian-pembelian perangkat keras juga biaya-biaya bulanan berkala, pertemuan langsung, biaya pengembangan staf dan jangkauan, dan lebih banyak lagi.
Terima kasih atas dukungan Anda—kemurahan hati Anda membuat sangat membantu pekerjaan kami.