Le Budget pour 2016, et autres informations de la part du Conseil d’Administration

Banière faite par Erin. Elle représente un projecteur éclairant le logo de l’OTW, et les mots 'Lumière sur le Conseil d’Administration’

Ces derniers jours ont vu déferler une vague de commentaires sur divers billets postés sur nos sites, et sur les réseaux sociaux à propos des pratiques comptables de l’OTW (Organisation pour les Œuvres Transformatives). Nous sommes conscientes de l’importance des questions que se posent nos donateur-trice-s, et nous souhaitons être aussi transparentes que possible.

Au fur et à mesure de la croissance de l’OTW et d’Archive of Our Own – AO3 (Notre Propre Archive), l’organisation a appris à faire face à de nouveaux besoins administratifs et comptables. L’année dernière, nous avons fait de notre mieux pour mettre en œuvre les bonnes pratiques conçues pour les organisations à but non lucratif de notre taille. Ceci a notamment mis en évidence la nécessité d’établir un budget plus détaillé et plus formel que ceux que nous avions pu créer par le passé.

Jusqu’à présent, le processus d’élaboration du budget de l’OTW était très informel. Les objectifs des campagnes d’adhésion étaient déterminés à partir des dépenses effectuées, et des besoins anticipés. L’objectif de la campagne en cours a été décidé d’une façon analogue par le Conseil d’Administration et le Comité Développement et Adhésion : nous avons pris en considération les résultats des campagnes précédentes, et nos besoins anticipés non seulement pour le reste de l’année, mais aussi pour les années à venir. Pour effectuer ces prévisions, nous avons tenu compte des dépenses effectuées l’année passée, ainsi que de la croissance rapide d’AO3 et de nos autres projets. Après cela, nous avons rédigé un brouillon informel du budget, en y incluant des estimations des dépenses de nos comités. Ce brouillon nous a donné une bonne idée de nos coûts pour l’année prochaine, même si nous n’avons pas encore pris le temps de le formaliser et de le peaufiner.

Au cours de l’année dernière, nous avons réalisé la nécessité d’un budget formel. En juillet, nous avons décidé de commencer à en établir un, et nous avons inscrit ce projet à l’ordre du jour de notre retraite annuelle. Le mois dernier, sous l’égide de notre nouvelle trésorière M.J. MacRae, nous avons travaillé à la création d’un budget détaillé pour 2016 à partir d’informations recueillies aux quatre coins de l’organisation. Grâce à celles-ci et aux retours de nos comités, nous pouvons déjà prévoir des dépenses opérationnelles de 300 000 US$ pour l’année prochaine, et ce bien que nous n’ayons pas encore finalisé le budget. Sa version finale pour 2016 sera rendue publique après avoir été approuvée par le Conseil d’Administration. Nous prévoyons sa parution pour le milieu du mois de Novembre.

Un des éléments de ce budget sera le projet d’embauche d’un/une comptable public-ique consultant-e diplômé-e. Il/Elle sera chargé-e d’organiser pour le futur la structure comptable de l’OTW, et de réaliser une évaluation indépendante des finances de l’organisation. Nous savons que les services d’un/une consultant-e sont onéreux. Nous sommes cependant convaincues qu’il est nécessaire de faire intervenir un/une expert-e pour améliorer le fonctionnement de l’OTW. Ceci permettrait au Conseil d’Administration et à la Trésorière de soutenir au mieux le personnel de l’OTW, qui travaille bénévolement afin d’accomplir notre mission. Nous envisageons également de faire examiner nos livres comptables par des auditeur-trice-s indépendant-e-s. Ceci est prévu par le Plan Stratégique de l’organisation depuis ses toutes premières versions. Ce Plan a été approuvé à la retraite annuelle de 2015, et est actuellement en train d’être finalisé. Il devrait être publié dans les mois à venir.

L’organisation s’engage à accumuler et entretenir une réserve financière qui lui permette d’assurer la continuité de tous ses projets, dont AO3, en cas de dépenses inattendues. Ce but figure dans le Plan Stratégique. À ce sujet, certain-e-s commentateur-trice-s ont suggéré à l’organisation d’investir dans des instruments qui améliorent le taux de retour de ses économies. La question de l’investissement a été soulevée récemment lors de la retraite annuelle. Nous allons continuer à explorer la possibilité d’investir dans des instruments financiers plus profitables. Trouver la solution qui correspond le mieux aux besoins présents et futurs de l’OTW va prendre du temps. Nous allons certainement devoir consulter des professionnel-le-s du domaine afin de structurer le portefeuille d’investissements de l’OTW, et ainsi faire prospérer nos avoirs de manière responsable. Les dons ne doivent pas être mis en péril, et nous devons avoir suffisamment de liquidités pour effectuer les opérations nécessaires à notre mission. Nous devons également conserver les réserves financières prescrites par notre plan stratégique actuel.

Le présent Conseil d’Administration est tout à fait conscient de l’imperfection de la situation actuelle. Nous travaillons activement à la mise en place de pratiques financières plus professionnelles. Nous souhaitons que notre une organisation soit aussi exemplaire que possible, afin d’accomplir au mieux notre mission de soutien aux fans, à leurs œuvres et au fandom. C’est un processus en cours, mais avec votre soutien, nous devrions arriver à le mener à bien.

Nous sommes très sensibles à l’attention et aux inquiétudes pour l’OTW que vous avez démontré dans vos récents commentaires. Nous souhaitons que vous continuiez à nous dire ce que vous pensez. Cela dit, nous vous prions de bien vouloir comprendre qu’il est des choses dont nous ne pouvons pas légalement discuter dans le détail, même si vous le souhaiteriez. Ceci ne remet pas en cause la valeur que nous accordons à vos opinions et à votre soutien.

Cordialement,

Le Conseil d’Administration de l’OTW

Eylul Dogruel, Présidente
Andrea Horbinski, Secrétaire
M.J. MacRae, Trésorière
Soledad Griffin
Cat Meier
Jessica Steiner

Ce billet d’actualités a été traduit par les traducteur-trice-s bénévoles de l’OTW. Pour en savoir plus sur notre travail, merci de consulter la page du Comité Traduction sur transformativeworks.org.