Finanzplan 2016 und weitere Informationen des OTW-Vorstands

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In den letzten Tagen haben wir diverse Kommentare zu verschiedenen Ankündigungen und in den sozialen Medien erhalten, die sich mit den Finanzpraktiken der OTW (Organisation für Transformative Werke) befassen. Wir begrüßen die Fragen, die unsere Unterstützer haben, und wollen so offen wie möglich sein.

Während des stetigen Wachstums der OTW und des Archive of Our Own – AO3 (Ein Eigenes Archiv), hat sich die Organisation an neue administrative und etatmäßige Erfordernisse angepasst. Innerhalb des letzten Jahres haben wir hart daran gearbeitet, geeignete Verfahren (“Best Practices”) für gemeinnützige Organisationen unserer Größe zu entwickeln und in Kraft zu setzen. Dazu gehört ein detaillierterer und formellerer Finanzplan als wir ihn in der Vergangenheit hatten.

In der Vergangenheit war das Haushaltsverfahren der Organisation formlos und die Ziele ihrer Mittelbeschaffungskampagnen richteten sich nach früheren Ausgaben und den daraus geschätzten finanziellen Bedürfnissen. In diesem Sinne wurde das derzeitige Spendenziel vom Vorstand und vom „Entwicklung und Mitgliedschaft“-Komitee auf den Ergebnissen vergangener Kampagnen und erwarteten Kosten für das verbleibende Jahr und darüber hinaus basierend festgelegt. Um unsere erwarteten Kosten zu bestimmen, haben wir die Ausgaben des vergangenen Jahres sowie das rapide Wachstum des AO3 und unserer anderen Projekte berücksichtigt und einen formlosen Finanzplanentwurf angefertigt, in den wir auch die erwarteten Kosten unserer Komitees einbezogen haben. Dieser gab uns – auch ohne einen formellen, abgeschlossenen Finanzplan – eine gute Vorstellung hinsichtlich unserer Kosten im nächsten Jahr.

Während des letzten Jahres ist uns jedoch immer deutlicher bewusst geworden, dass wir einen formellen Finanzplan benötigen. Im Juli beschlossen wir, einen solchen Finanzplan zu entwickeln und setzten diese Angelegenheit auf die Tagesordnung unserer jährlichen Klausurtagung. Im letzten Monat haben wir unter der Leitung unserer neu ernannten Schatzmeisterin M.J. MacRae aktiv an einem detaillierteren Finanzplan für 2016 gearbeitet, für den wir Informationen aus allen Ecken der Organisation gesammelt haben. Obwohl dieses Dokument noch in Bearbeitung ist, erwarten wir aufgrund unserer derzeitigen Informationen, dass die Betriebskosten der OTW im nächsten Jahr etwa 300.000 US$ betragen wird, basierend auf den erwarteten Ausgaben der Komitees. Die endgültige Version des Finanzplans für 2016 wird der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, sobald sie vom Vorstand genehmigt wird. Wir erwarten, dass dies Mitte November sein wird.

Ein Element dieses Finanzplans wird ein Antrag sein, eineN SteuerberaterIn und WirtschaftsprüferIn anzustellen, der/die die Organisierung der Buchführung der OTW voranbringen wird, unabhängige Prüfungen der Finanzen der OTW eingeschlossen. Wir sind uns bewusst, dass BeraternInnen Geld kosten, aber wir glauben, dass die Einbeziehung von Personen mit nachgewiesener Kompetenz die Tätigkeiten der Organisation verbessern wird. Dies sollte den Vorstand und den/die SchatzmeisterIn befähigen, die MitarbeiterInnen der OTW, die auf freiwilliger Basis im Dienste unserer Mission arbeiten, besser zu unterstützen. Wir planen zudem, unsere Geschäftsbücher von unabhängigen WirtschaftsprüfernInnen überprüfen zu lassen. Das Engagieren von unabhängigen PrüfernInnen ist seit den ersten Entwürfen Teil des strategischen Plans. Der strategische Plan wurde während der Klausurtagung 2015 genehmigt, wird derzeit in seine endgültige Form gebracht und in den nächsten Monaten veröffentlicht.

Die Organisation hat sich verpflichtet, eine finanzielle Reserve aufzubauen und zu bewahren, sodass alle Projekte der Organisation, das AO3 eingeschlossen, weiterhin funktionieren können, auch wenn unerwartete Kosten entstehen. Diese Verpflichtung zu einer Rücklage schlägt sich auch im strategischen Plan nieder. Einige der aktuell Kommentierenden schlugen vor, dass die Organisation in Erwägung ziehen sollte, ihre Ersparnisse durch Anlagen und Kapitalverzinsung zu vergrößern. In der Tat war die Frage nach Finanzanlagen ein Diskussionsthema der letzen Klausurtagung. Wir werden weiterhin Möglichkeiten ausloten, in Zukunft in Finanzierungsinstrumente mit höheren Raten anzulegen und werden uns die Zeit nehmen, die wir benötigen, um Lösungsansätze zu finden, die den derzeitigen und zukünftigen Bedürfnissen der OTW am besten entsprechen. Wir erwarten, dass dies Beratungen mit FinanzexpertenInnen einschließen wird, die der OTW helfen können, ihre gesamten Finanzen und Anlagen so zu strukturieren, dass wir unser Kapital verantwortungsvoll vergrößern können, während jede einzelne Spende sicher bleibt, sodass ausreichend flüssige Mittel bewahrt werden, um unsere Tätigkeiten im Dienste unserer Mission auszuführen, und die vom aktuellen strategischen Plan geforderten finanziellen Reserven bereithalten zu können.

Der derzeitige Vorstand ist sich absolut bewusst, dass die aktuelle Situation keineswegs ideal ist und wir arbeiten aktiv daran, formellere Finanzpraktiken zu realisieren, um die beste Organisation zu sein, die wir sein können, und unsere Arbeit zur Unterstützung unserer Mission, Fans, Fanwerke und Fandom zu unterstützen, bestmöglich zu leisten. Es ist ein fortlaufender Prozess, doch mit Eurer Unterstützung wird es möglich sein.

Wir schätzen die Aufmerksamkeit und Sorge für die OTW, die während der letzten Tage in den Kommentaren zum Ausdruck gebracht wurden, aufrichtig. Wir möchten, dass Ihr uns auch weiterhin mitteilt, was Ihr denken. Bitte versteht, dass es Angelegenheiten gibt, die wir aufgrund von rechtlichen Bestimmungen nicht in dem Ausmaß diskutieren können, wie Ihr es Euch vielleicht wünscht. Dies ändert nichts daran, dass Ihr und Eure Meinungen uns wichtig seid und wir Eure Unterstützung aufrichtig schätzen.

Mit freundlichen Grüßen,

Der OTW-Vorstand

Eylul Dogruel, Präsidentin
Andrea Horbinski, Schriftführerin
M.J. MacRae, Schatzmeisterin
Soledad Griffin
Cat Meier
Jessica Steiner

Dieser Newsbeitrag wurde von freiwilligen ÜbersetzerInnen der OTW übersetzt. Um mehr über uns und was wir tun herauszufinden, schau auf der transformativeworks.org-Seite des Übersetzungsteams vorbei.