2016 Budget en overige informatie van het Bestuur van de OTW

Deze nieuws post was vertaald door de vertalingsvrijwilligers van de OTW. Om meer te leren over ons werk, bezoekde Vertalingspagina op transformativeworks.org.

Banner by Erin of a spotlight on an OTW logo with the words 'Spotlight on Board'

De afgelopen paar dagen zijn er verschillende reacties geweest op diverse posts en social media sites over de financiële werkwijze van de OTW (Organisatie voor Transformatieve Werken). Wij waarderen de vragen die onze gebruikers en donateurs hebben en willen zo open mogelijk zijn.

Tijdens de groei van de OTW en het Archive of Our Own – AO3 (Ons Eigen Archief) heeft de organisatie zich aangepast naar nieuwe administratieve en budgettaire behoeften. Gedurende het laatste jaar hebben we hard gewerkt aan het ontwikkelen en implementeren van best practices voor non-profit organisaties van ons formaat, inclusief de behoefte voor een meer gedetailleerd en formeler budget dan we in het verleden hebben gehad.

In het verleden is het budgettair proces van de organisatie informeel geweest en waren haar fondsenwervingsdoelen gebaseerd op eerdere uitgaven en verwachte behoeften. Op een vergelijkbare manier was het doel van de huidige fondsenwerving, gesteld door de Raad van Bestuur en de Ontwikkeling & Lidmaatschap commissie, gebaseerd op de resultaten van eerdere wervingen en onze verwachte behoeften voor de rest van dit jaar en verder. Om onze verwachte behoeften te bepalen, hielden we rekening met onze uitgaven van het afgelopen jaar, samen met de snelle groei van het AO3 en onze andere projecten, en stelden we een informeel budget op met input van schattingen van uitgaven van onze commissies, wat ons–zelfs zonder een formeel uiteindelijk budget–een goed beeld gaf van onze kosten voor volgend jaar.

Echter, gedurende het laatste jaar, zijn we steeds meer bewust geworden van de behoefte voor een meer formeel budget. In juli besloten we om een dergelijk budget op te stellen en hebben het punt op de agenda gezet voor onze jaarlijkse persoonlijke vergadering. Deze afgelopen maand, geleid door onze nieuw gekozen Penningmeester M.J. MacRae, hebben we actief gewerkt aan een meer gedetailleerd budget voor 2016 gebaseerd op informatie verkregen uit iedere hoek van de organisatie. Hoewel dat document nog steeds in bewerking is, verwachten we op basis van onze huidige informatie dat de operationele kosten voor de OTW voor volgend jaar ongeveer US $300.000 zullen bedragen, gebaseerd op verwachte uitgaven van de commissies. De uiteindelijke versie van het budget voor 2016 zal worden uitgegeven aan het publiek zodra deze is goedgekeurd door de Raad van Bestuur. We verwachten dat dit halverwege november zal zijn.

Een van de onderdelen van dat budget zal een voorstel zijn om een adviserende registeraccountant aan te trekken om ervoor te zorgen dat de boekhouding van de OTW zich blijft verbeteren, inclusief onafhankelijke waarderingen van de financiën van de OTW. We beseffen dat het aanstellen van consultants geld kost, maar we geloven dat door dit te doen we de werkzaamheden van de organisatie verbeteren met het betrekken van de mensen met bewezen expertise, wat het Bestuur en de Penningmeester in staat stelt om de vrijwillige medewerkers van de OTW, die gedreven werken aan de missie van de OTW, beter te ondersteunen. We hebben plannen om onze boeken ook te laten nakijken door onafhankelijke auditors. Het aanstellen van onafhankelijke auditors staat als sinds de eerste versies in het Strategische Plan. Het Strategische Plan is tijdens de persoonlijke vergadering in 2015 goedgekeurd en wordt momenteel bijgeschaafd om over een paar maanden publiekelijk te worden uitgegeven.

De organisatie is toegewijd aan het ontwikkelen en beschermen van een financiele reserve zodat alle projecten van de organisatie, waaronder het AO3, kunnen blijven functioneren als er onverwachte kosten zich voordoen. Deze toezegging voor een reserve fonds wordt ook weergegeven in het Strategische Plan. Hierbij aansluitend hebben enkele mensen die recent een opmerking hebben achtergelaten voorgesteld dat de org het investeren in instrumenten die de rente op het spaargeld verbeteren in overweging neemt. Bovendien waren investeringen een onderwerp van discussie tijdens de recente persoonlijke vergadering.
We zullen doorgaan met het onderzoeken van mogelijkheden om te investeren in higher-rate instrumenten terwijl we verder gaan en zullen de benodigde tijd nemen om een oplossing te vinden die het beste past bij de huidige en toekomstige behoeftes van de OTW. We verwachten dat dit inhoudt dat we advies moeten inwinnen bij financiële professionals die de OTW kunnen helpen bij het structureren van haar financiën en investeringen zodat we verantwoord onze activa kunnen laten groeien terwijl we alle donaties veilig houden, voldoende liquide fondsen beschikbaar houden om onze werkzaamheden ten dienste van onze missie uit te kunnen voeren, en het behouden van financiële reserves zoals gemandateerd in het huidige strategische plan.

Het huidige bestuur is zich er terdege van bewust dat de huidige situatie verre van ideaal is, en we werken actief aan een oplossing om meer formele financiële richtlijnen in te stellen om de beste organisatie te zijn die we kunnen zijn, en ons werk, ter ondersteuning van onze missie om fans, fanwerken, en fandom te helpen, het beste uit te kunnen voeren. Het is een voortdurend proces, maar met jouw hulp is dit mogelijk.

De steun en zorgen die jullie in jullie opmerkingen hebben getoond de afgelopen paar dagen waarderen wij ten zeerste. We willen dat jullie ons blijven vertellen wat jullie denken. Begrijp dat er zaken zijn die we wettelijk gezien niet zo uitvoerig kunnen bespreken als door jullie wellicht gewenst. Maar dat verandert het feit niet dat jullie en jullie meningen er voor ons toe doen en dat we jullie steun absoluut waarderen.

Met vriendelijke groet,

De OTW Raad van Bestuur

Eylul Dogruel, Voorzitter
Andrea Horbinski, Secretaris
M.J. MacRae, Penningmeester
Soledad Griffin
Cat Meier
Jessica Steiner

Deze nieuws post was vertaald door de vertaalvrijwilligers van de OTW. Om meer te leren over ons werk, bezoekde Vertalingspagina op transformativeworks.org.

Over AO3 Mobiele Apps

Banier, gemaakt door Diane, met de omtrek van een man en een vrouw, pratend met spreekbubbels, waarvan er één het OTW-logo bevat en de ander de woorden ‘OTW-mededeling’.'

Een onofficiële Archive of Our Own – AO3 (Ons Eigen Archief) Android app was onlangs uitgegeven op Google Play. Omdat deze uitgave het onderwerp terug ten tafel heeft gebracht, willen we deze mogelijkheid aangrijpen om de huidige stand van zaken te delen over officiële AO3 app ontwikkelingen.

“Hebben jullie wel eens gedacht over het maken van een app?” is een van de meest gestelde vragen die we krijgen, maar in de wereld van app ontwikkeling is niet echt zoiets als ‘een’ app. Apps moeten worden gebouwd voor verschillende mobiele platformen – Android, iOS, en Windows Mobile zijn hier de top drie van – en voor de vele verschillende versies van deze platformen die nog steeds in gebruik zijn.

Voordat we zelfs maar kunnen beginnen met het ontwikkelen van een app die jou meer zou kunnen laten doen dan alleen maar het browsen van ongelimiteerde werken, moeten we eerst een publieke API ontwikkelen – deze staat absoluut op ons stappenplan, maar is verschillende grote releases bij ons vandaan. Daarna moeten we verschillende reactieve gebruiker interfaces bouwen, voor zowel de telefoon en tablet. Wat lijkt op een klein, simpel project, wordt al snel iets dat veel middelen nodig heeft, toegewijde middelen, met diverse skill-sets. Hoewel we in het verleden hebben toegezegd dat we graag een mobiele AO3 app willen uitgeven, zijn hier de benodigde middelen simpelweg nog niet voor beschikbaar.

De programmeurs die hetAO3 ontwikkelen doen dit allemaal op vrijwillige basis, en geven zoveel tijd als nodig is om de groei van hetAO3 te ondersteunen – maar die tijd is gelimiteerd, en wordt volledig opgeslokt door het werk dat benodigd is om hetAO3 soepel te laten lopen. Of het team blijft tijd steken in het verbeteren van hetAO3, of in het ontwerpen van een app – er zijn gewoon niet genoeg vrijwilligers om beide te kunnen doen.

Het is niet alleen de initiële ontwikkeling die veel middelen vraagt. Een app moet worden onderhouden en constant geüpdate om er zeker van te zijn dat het blijft werken, ook als er nieuwe versies van elk platform worden uitgegeven – om het nog maar niet te hebben over het verbeteren van de app om ook nieuwe en verbeterde AO3 features te kunnen ondersteunen! En omdat een app langetermijnonderhoud vraagt door een toegewijd team, is dit niet iets dat we betrouwbaar kunnen financiëren met donaties.

Maar programmeren en testen zijn nog maar het topje van de ijsberg van alles dat nodig is om een app te ondersteunen! Inzet is ook nodig van de volgende teams:

  • Support moet extra mensen krijgen die getrained zijn en de middelen hebben om ondersteuning te kunnen bieden bij technische problemen die zich op elk platform voor kunnen doen,
  • Ons Documentatie team moet support documenten voor de app maken en continu updaten, en
  • Het Vertaling team moet de documentatie vertalen en continu updaten om de app toegankelijk te maken voor niet-Engels sprekende gebruikers.

Niet alleen vraagt dit om meer middelen en inzet dan wij momenteel beschikbaar hebben, het zou ook teamleden weghalen van het werk in support of ons stappenplan.

Het doel van ons team is om het AO3 beschikbaar en toegankelijk te houden voor zoveel mogelijk mensen. De beste manier waarop we dit kunnen doen is door onze inspanningen te richten op het bouwen van een enkele, reactieve versie van hetAO3 die werkt (en ook goed werkt!) op zoveel mogelijk apparaten. We zijn voor altijd toegewijd aan het ons ervan verzekeren dat dit ook geldt voor apparaten van alle vormen en maten, en we zullen onze middelen blijven focussen op het verbeteren van het gemak en de gebruiksvriendelijkheid van de site op mobiele apparaten. Dit betekent dat een op zichzelf staande app nog niet mogelijk is op dit punt in de ontwikkeling van het AO3.

Om af te sluiten op een beveiligingsnoot, als een app of website van een derde partij vraagt om jouw AO3 login gegevens, wees dan zeer voorzichtig en wees je er van bewust dat je deze informatie op jouw eigen risico geeft. Hoewel er op dit moment geen beveiliging issues zijn, zorg ervoor dat je je wachtwoord verandert als je denkt dat jouw account in gevaar is.

De Financiële Toekomst van de OTW

Banier, gemaakt door Diane, met de omtrek van een man en een vrouw, pratend met spreekbubbels, waarvan er één het OTW-logo bevat en de ander de woorden ‘OTW-mededeling’.

De oktoberwerving was een gigantisch succes, dankzij jullie generositeit! De vrijwilligers van de OTW (Organisatie voor Transformatieve Werken) zijn vol ontzag. Niet alleen door de hoeveelheid geld die is opgehaald, maar ook door de bedachtzame discussies die plaatsvonden tijdens de werving.

Eén van de vragen die werd opgeworpen in deze discussies is de volgende: Wat gaan we doen met het extra geld? Er werd ons ook gevraagd waarom we niet stopten bij US$70.000, als dat ons doel was.

Er zijn veelzijdige antwoorden op beide vragen. De kortste en meest directe is gegeven in de reacties op de nieuwsberichten voor de werving; we zullen meer geld investeren in servers, in staftraining, en in consulenten om onze vrijwillige staf bij te staan. Geld opbrengen buiten ons eigenlijke doel staat ons toe al die dingen te doen, naast het betalen van onze rekeningen tot de volgende geplande werving in april (en verder). Het zorgt ook voor groei van ons appeltje voor de dorst voor noodgevallen.

Het langere antwoord betekent dat we enigszins moeten graven in de structuur van de OTW en de geschiedenis van onze fondsenwerving.

Zoals gezien in bericht zeven van de werving, heeft een non-profitorganisatie zoals de OTW vele uitgaven. Ongeveer 70% van ons budget gaat naar hosting, servers, en andere zaken om te zorgen dat het Archive of Our Own – AO3 (Ons Eigen Archief) blijft draaien. De andere 30% is verspreid over meerdere projecten, services, bijeenkomsten en algemene administratieve kosten.

Hoewel we altijd in staat zijn geweest onze kosten te dekken, zijn er tijden geweest dat het maar net was. AO3, onze grootste kostenpost, is exponentieel gegroeid — en om eerlijk te zijn waren we niet zeker wat we moesten verwachten in de beginjaren. Nu hebben we een betere grip op onze behoeften, en gedurende de laatste drie jaar hebben we onze fondsenwervingsplannen verfijnd om bewuster te zorgen dat ons inkomen meegroeit met de groei van onze kosten. Denk erover alsof de OTW leefde van rekening tot rekening, en nu een regelmatig huishoudbudget, een veiligheidsnet, en wat extra fondsen heeft om in staat te zijn meer goed te doen.

Ons doel van US$70.000 was wat we dachten dat haalbaar was voor ons. Onze laatste oktoberwerving had US$52.381 opgehaald, dus we waren erop voorbereid het doel niet te halen, zelfs als we meer binnen zouden halen dan vorig jaar.

We waren niet voorbereid op het overweldigende succes van deze werving. In feite hadden we zelfs verwacht in ons reservefonds te moeten duiken om ons door het einde van het jaar te krijgen en ons te helpen boven water te blijven tot onze volgende geplande werving, in april 2015. Dit is niet ongewoon voor een non-profit, zeker niet voor eentje zo jong als de OTW, maar het is ook niet een strategie die we op lange termijn zouden kunnen volhouden. In augustus begonnen discussies over het uitbreiden van ons fondsenwervingsplan om grote donorverzoeken te omvatten, alsmede meer methoden voor maandelijkse donaties, en één of twee speciale evenementen naast onze jaarlijkse wervingen.

We zullen nog steeds naar deze dingen kijken, omdat ze deel zijn van een solide en diverse fondsenwervingsstrategie, maar de onmiddellijke druk is er vanaf, dankzij de bijna 8.000 donors die ons deze oktober geholpen hebben. Simpel gezegd; onze financiën zijn sterker dan ooit, en dat betekent versterking voor alle projecten onder de paraplu van de OTW.

Verwachte uitgaven, in het kort:

  • US$45.000 zal gebruikt worden om extra servers toe te voegen in 2014, met ten minste US$100.000 aan extra machinerie in 2015.
  • Meer servers betekent meer ruimte voor colocatie en hogere stroomkosten voor deze servers, met als verwachte totaal US$36.000 of meer in 2015, met een extra US$25.000 voor een tertiair colocatieterrein, analytics, en domeinregistraties.
  • Een verbeterd ticketsysteem voor onze Misbruik- en Supportteams zal een extra US$400 per maand kosten, een totaal van US$4.800 per jaar.
  • Trainingscursussen en workshops voor de staf zullen beschikbaar komen uit een fonds van ten minste US$7.500, met nogmaals US$7.500 opzij gezet voor reiskosten, onderdak, en registratiekosten voor presentaties op fanconventies, academische conferenties, en andere evenementen.
  • Een persoonlijke bijeenkomst van de Raad zal plaatsvinden in oktober, met mogelijke aanwezigheid van voorzitters en/of ander personeel, met een gemiddeld bedrag van US$950 voor reiskosten, onderdak en maaltijden per persoon, geschat op US$15.000.
  • US$8.000 zal standaard administratieve uitgaven dekken, en andere programmakosten zullen een minimum van U$23.000 nodig hebben.
  • Een kasreserve van negen maanden voor noodgevallen van ongeveer U$72.000 zal worden bijgehouden.

Naast deze onmiddellijke uitgaven is het moeilijk specifieke uitgaven voor 2015 vast te pinnen. Zoals we hierboven al meldden, hadden we verwacht het volgende jaar in te gaan met een kleine reserve en bescheiden groei in ons inkomen. De meeste van onze concrete plannen waren gebouwd rond die nummers. Comités worden gevraagd aanvullende aanvragen in te dienen in november, maar er zijn een aantal gebieden waarin we verwachten meer financiering te geven.

We hebben het gehad over de onmiddellijke impact voor AO3 wat betreft extra servers en rackspace, gecontracteerde werknemers, en training. Fanlore en Open Doors (Open Deuren) zullen een aantal tangentiële voordelen ondervinden, enkel door het delen van dezelfde serverruimte. De upgrade in software voor AO3 Support en Misbruik zal het ook makkelijker maken te reageren op gebruikersvragen over Open Doors’ beschermingswerk

Onze andere twee grote projecten, Transformative Works and Cultures – TWC (Transformatieve Werken en Culturen) en de legale belangenbehartiging van ons Legale Bijstandscomité, hebben een significant kleiner budget dan AO3. Ons juridisch team lijdt zo nu en dan dossierkosten, evenals kosten voor reizen naar zittingen en bijeenkomsten gerelateerd aan fair use. De staf van TWC, ons academisch tijdschrift, reist naar academische conferenties door heel de VS; een andere uitgave is het jaarlijkse registratieloon voor het tijdschrift. Het overschot aan budget dat is ontstaan door deze werving zal hen toestaan de OTW te representeren op meer evenementen, en leden van beide comités de kans geven om Ontwikkeling en Lidmaatschap — het comité achter onze fondsenwerving — bij te staan in hun plannen voor een groter bereik op fanconventies.

Al onze projecten en comités baten bij meer geld om staf en vrijwilligers te ondersteunen in het volgen van meer trainingen, cursussen, en online cursussen. Het versterken van professionele vaardigheden en connecties door heel de OTW is altijd een prioriteit geweest, of dat nu het gebruikmaken van managementworkshops voor Vrijwilligers en Werving is, of het sturen van staf om deel te nemen aan evenementen zoals AdaCamp.

Al deze gebieden zijn plekken waarin we kunnen groeien dankzij het succes van deze werving en de generositeit van onze leden. We verwachten begin januari een update te geven over zowel het jaarlijkse budget als onze fondsenwervingsplannen voor 2015, dus houd deze plek in de gaten.

We zullen weer een fondsenwervingsdoel hebben in April, en we hopen dat fandom ons weer zal helpen. Onthoud: we zijn alleen zo sterk en vitaal als jullie, onze gebruikers en leden, ons maken.

Hier zijn meer details voor al onze gebruikers die houden van getallen:

Maandelijkse uitgaven, periodiek:
Algemene maandelijkse uitgaven met ingang van 30 oktober: US$5.497,20
Gemiddelde maandelijkse uitgaven geschat voor 2015: US$8.066,66
(Omvat onder andere servercolocatie, standaard programma- en administratieve uitgaven die iedere maand betaald worden)

Totale verwachte uitgaven van 1 januari tot 30 maart:
Uitgaven eerste kwartaal, aangepaste schatting 2015: US$84.949,67
(Omvat onder andere reguliere maandelijkse uitgaven plus US$60.000 voor serveraanschaf en voorbereiding voor de wervingscampagne in april; minimum hoeveelheid die we op hande moeten hebben)

Reserves:
9 maanden aan reserves, schatting 2015: US$72.599,94
(Gebaseerd op reguliere maandelijkse uitgaven; hoeveelheid nodig om “de deuren open te houden” zoals we nu zijn, zonder groei, gedurende noodgevallen)

Uitgaven plus reserves
Uitgaven eerste kwartaal plus reserve, schatting 2015: US$157.549,60
(Benodigde hoeveelheid die we op hande moeten hebben op 1 januari om ons te kunnen dragen tot 30 maart en 9 maanden aan reserve te hebben)

Over surplus:
Carry over: US$197.544,09
(Neemt aan dat we de fondsenwervingsdoelen voor november en december halen en de rest van ons budget voor 2014 spenderen; dit is de totale hoeveelheid geld die we op hande zullen hebben op 1 januari)

Surplus: US$39.994,48
(Hoeveelheid over nadat het budget van 2014 op is, en de uitgaven van het eerste kwartaal en het reservedoel zijn bereikt)

Voorlopig budget, 2015:
We verwachten dat ons budget voor 2015 zal zijn (grove schatting): US$230.000
Dit getal is inclusief hardwareaankopen en reguliere maandelijkse uitgaven, persoonlijke bijeenkomsten, fonds voor stafontwikkeling en uitbreiding, en meer.

Dank jullie wel voor jullie ondersteuning — jullie generositeit maakt ons werk mogelijk.