Update Omtrent Raad van Bestuur

Banner, gemaakt door Diane, met de omtrek van een man en een vrouw, pratend met spreekbubbels, waarvan er één het OTW-logo bevat en de ander de woorden ‘OTW-mededeling’.

De Raad van Bestuur van de OTW (Organisatie voor Transformatieve Werken) besloot op de geplande vergadering van 22 november Andrea Horbinski aan te stellen om de rest van het termijn, verlaten in 2014 door Anna Genouse, eindigend op 31 december 2016, uit te zitten. Verlaten zetels in de Raad invullen door aanstelling is een normaal deel van het werk van het Bestuur, wat bepaald wordt in Artikel V §4 van de OTW Bylaws, en het Bestuur heeft dit in het verleden meerdere keren gedaan.

Na een discussie met de rest van het Bestuur heeft Andrea Horbinski besloten om de benoeming voor de OTW Raad voor 2016 te weigeren. Ze heeft haar ontslag van het Bestuur ingediend, ingaande op 15 december 2015. Soledad Griffin, Jessica Steiner, Eylul Dogruel, Cat Meier en M.J. Macrae dienen ook hun ontslag van het Bestuur in, ingaande op diezelfde datum. Zij die momenteel dienen als leden van OTW commissies zullen bij de organisatie blijven in hun posities als staflid maar niet in hun posities in het Bestuur.

De Raad van 2015 wenst de Raad van 2016 en de vrijwilligers, staf en leden van de OTW het beste voor het voortdurende succes van de organisatie.

Deze nieuws post was vertaald door de vertalingsvrijwilligers van de OTW. Om meer te leren over ons werk, bezoekde Vertalingspagina op transformativeworks.org.

2016 Budget en overige informatie van het Bestuur van de OTW

Deze nieuws post was vertaald door de vertalingsvrijwilligers van de OTW. Om meer te leren over ons werk, bezoekde Vertalingspagina op transformativeworks.org.

Banner by Erin of a spotlight on an OTW logo with the words 'Spotlight on Board'

De afgelopen paar dagen zijn er verschillende reacties geweest op diverse posts en social media sites over de financiële werkwijze van de OTW (Organisatie voor Transformatieve Werken). Wij waarderen de vragen die onze gebruikers en donateurs hebben en willen zo open mogelijk zijn.

Tijdens de groei van de OTW en het Archive of Our Own – AO3 (Ons Eigen Archief) heeft de organisatie zich aangepast naar nieuwe administratieve en budgettaire behoeften. Gedurende het laatste jaar hebben we hard gewerkt aan het ontwikkelen en implementeren van best practices voor non-profit organisaties van ons formaat, inclusief de behoefte voor een meer gedetailleerd en formeler budget dan we in het verleden hebben gehad.

In het verleden is het budgettair proces van de organisatie informeel geweest en waren haar fondsenwervingsdoelen gebaseerd op eerdere uitgaven en verwachte behoeften. Op een vergelijkbare manier was het doel van de huidige fondsenwerving, gesteld door de Raad van Bestuur en de Ontwikkeling & Lidmaatschap commissie, gebaseerd op de resultaten van eerdere wervingen en onze verwachte behoeften voor de rest van dit jaar en verder. Om onze verwachte behoeften te bepalen, hielden we rekening met onze uitgaven van het afgelopen jaar, samen met de snelle groei van het AO3 en onze andere projecten, en stelden we een informeel budget op met input van schattingen van uitgaven van onze commissies, wat ons–zelfs zonder een formeel uiteindelijk budget–een goed beeld gaf van onze kosten voor volgend jaar.

Echter, gedurende het laatste jaar, zijn we steeds meer bewust geworden van de behoefte voor een meer formeel budget. In juli besloten we om een dergelijk budget op te stellen en hebben het punt op de agenda gezet voor onze jaarlijkse persoonlijke vergadering. Deze afgelopen maand, geleid door onze nieuw gekozen Penningmeester M.J. MacRae, hebben we actief gewerkt aan een meer gedetailleerd budget voor 2016 gebaseerd op informatie verkregen uit iedere hoek van de organisatie. Hoewel dat document nog steeds in bewerking is, verwachten we op basis van onze huidige informatie dat de operationele kosten voor de OTW voor volgend jaar ongeveer US $300.000 zullen bedragen, gebaseerd op verwachte uitgaven van de commissies. De uiteindelijke versie van het budget voor 2016 zal worden uitgegeven aan het publiek zodra deze is goedgekeurd door de Raad van Bestuur. We verwachten dat dit halverwege november zal zijn.

Een van de onderdelen van dat budget zal een voorstel zijn om een adviserende registeraccountant aan te trekken om ervoor te zorgen dat de boekhouding van de OTW zich blijft verbeteren, inclusief onafhankelijke waarderingen van de financiën van de OTW. We beseffen dat het aanstellen van consultants geld kost, maar we geloven dat door dit te doen we de werkzaamheden van de organisatie verbeteren met het betrekken van de mensen met bewezen expertise, wat het Bestuur en de Penningmeester in staat stelt om de vrijwillige medewerkers van de OTW, die gedreven werken aan de missie van de OTW, beter te ondersteunen. We hebben plannen om onze boeken ook te laten nakijken door onafhankelijke auditors. Het aanstellen van onafhankelijke auditors staat als sinds de eerste versies in het Strategische Plan. Het Strategische Plan is tijdens de persoonlijke vergadering in 2015 goedgekeurd en wordt momenteel bijgeschaafd om over een paar maanden publiekelijk te worden uitgegeven.

De organisatie is toegewijd aan het ontwikkelen en beschermen van een financiele reserve zodat alle projecten van de organisatie, waaronder het AO3, kunnen blijven functioneren als er onverwachte kosten zich voordoen. Deze toezegging voor een reserve fonds wordt ook weergegeven in het Strategische Plan. Hierbij aansluitend hebben enkele mensen die recent een opmerking hebben achtergelaten voorgesteld dat de org het investeren in instrumenten die de rente op het spaargeld verbeteren in overweging neemt. Bovendien waren investeringen een onderwerp van discussie tijdens de recente persoonlijke vergadering.
We zullen doorgaan met het onderzoeken van mogelijkheden om te investeren in higher-rate instrumenten terwijl we verder gaan en zullen de benodigde tijd nemen om een oplossing te vinden die het beste past bij de huidige en toekomstige behoeftes van de OTW. We verwachten dat dit inhoudt dat we advies moeten inwinnen bij financiële professionals die de OTW kunnen helpen bij het structureren van haar financiën en investeringen zodat we verantwoord onze activa kunnen laten groeien terwijl we alle donaties veilig houden, voldoende liquide fondsen beschikbaar houden om onze werkzaamheden ten dienste van onze missie uit te kunnen voeren, en het behouden van financiële reserves zoals gemandateerd in het huidige strategische plan.

Het huidige bestuur is zich er terdege van bewust dat de huidige situatie verre van ideaal is, en we werken actief aan een oplossing om meer formele financiële richtlijnen in te stellen om de beste organisatie te zijn die we kunnen zijn, en ons werk, ter ondersteuning van onze missie om fans, fanwerken, en fandom te helpen, het beste uit te kunnen voeren. Het is een voortdurend proces, maar met jouw hulp is dit mogelijk.

De steun en zorgen die jullie in jullie opmerkingen hebben getoond de afgelopen paar dagen waarderen wij ten zeerste. We willen dat jullie ons blijven vertellen wat jullie denken. Begrijp dat er zaken zijn die we wettelijk gezien niet zo uitvoerig kunnen bespreken als door jullie wellicht gewenst. Maar dat verandert het feit niet dat jullie en jullie meningen er voor ons toe doen en dat we jullie steun absoluut waarderen.

Met vriendelijke groet,

De OTW Raad van Bestuur

Eylul Dogruel, Voorzitter
Andrea Horbinski, Secretaris
M.J. MacRae, Penningmeester
Soledad Griffin
Cat Meier
Jessica Steiner

Deze nieuws post was vertaald door de vertaalvrijwilligers van de OTW. Om meer te leren over ons werk, bezoekde Vertalingspagina op transformativeworks.org.

Over AO3 Mobiele Apps

Banier, gemaakt door Diane, met de omtrek van een man en een vrouw, pratend met spreekbubbels, waarvan er één het OTW-logo bevat en de ander de woorden ‘OTW-mededeling’.'

Een onofficiële Archive of Our Own – AO3 (Ons Eigen Archief) Android app was onlangs uitgegeven op Google Play. Omdat deze uitgave het onderwerp terug ten tafel heeft gebracht, willen we deze mogelijkheid aangrijpen om de huidige stand van zaken te delen over officiële AO3 app ontwikkelingen.

“Hebben jullie wel eens gedacht over het maken van een app?” is een van de meest gestelde vragen die we krijgen, maar in de wereld van app ontwikkeling is niet echt zoiets als ‘een’ app. Apps moeten worden gebouwd voor verschillende mobiele platformen – Android, iOS, en Windows Mobile zijn hier de top drie van – en voor de vele verschillende versies van deze platformen die nog steeds in gebruik zijn.

Voordat we zelfs maar kunnen beginnen met het ontwikkelen van een app die jou meer zou kunnen laten doen dan alleen maar het browsen van ongelimiteerde werken, moeten we eerst een publieke API ontwikkelen – deze staat absoluut op ons stappenplan, maar is verschillende grote releases bij ons vandaan. Daarna moeten we verschillende reactieve gebruiker interfaces bouwen, voor zowel de telefoon en tablet. Wat lijkt op een klein, simpel project, wordt al snel iets dat veel middelen nodig heeft, toegewijde middelen, met diverse skill-sets. Hoewel we in het verleden hebben toegezegd dat we graag een mobiele AO3 app willen uitgeven, zijn hier de benodigde middelen simpelweg nog niet voor beschikbaar.

De programmeurs die hetAO3 ontwikkelen doen dit allemaal op vrijwillige basis, en geven zoveel tijd als nodig is om de groei van hetAO3 te ondersteunen – maar die tijd is gelimiteerd, en wordt volledig opgeslokt door het werk dat benodigd is om hetAO3 soepel te laten lopen. Of het team blijft tijd steken in het verbeteren van hetAO3, of in het ontwerpen van een app – er zijn gewoon niet genoeg vrijwilligers om beide te kunnen doen.

Het is niet alleen de initiële ontwikkeling die veel middelen vraagt. Een app moet worden onderhouden en constant geüpdate om er zeker van te zijn dat het blijft werken, ook als er nieuwe versies van elk platform worden uitgegeven – om het nog maar niet te hebben over het verbeteren van de app om ook nieuwe en verbeterde AO3 features te kunnen ondersteunen! En omdat een app langetermijnonderhoud vraagt door een toegewijd team, is dit niet iets dat we betrouwbaar kunnen financiëren met donaties.

Maar programmeren en testen zijn nog maar het topje van de ijsberg van alles dat nodig is om een app te ondersteunen! Inzet is ook nodig van de volgende teams:

  • Support moet extra mensen krijgen die getrained zijn en de middelen hebben om ondersteuning te kunnen bieden bij technische problemen die zich op elk platform voor kunnen doen,
  • Ons Documentatie team moet support documenten voor de app maken en continu updaten, en
  • Het Vertaling team moet de documentatie vertalen en continu updaten om de app toegankelijk te maken voor niet-Engels sprekende gebruikers.

Niet alleen vraagt dit om meer middelen en inzet dan wij momenteel beschikbaar hebben, het zou ook teamleden weghalen van het werk in support of ons stappenplan.

Het doel van ons team is om het AO3 beschikbaar en toegankelijk te houden voor zoveel mogelijk mensen. De beste manier waarop we dit kunnen doen is door onze inspanningen te richten op het bouwen van een enkele, reactieve versie van hetAO3 die werkt (en ook goed werkt!) op zoveel mogelijk apparaten. We zijn voor altijd toegewijd aan het ons ervan verzekeren dat dit ook geldt voor apparaten van alle vormen en maten, en we zullen onze middelen blijven focussen op het verbeteren van het gemak en de gebruiksvriendelijkheid van de site op mobiele apparaten. Dit betekent dat een op zichzelf staande app nog niet mogelijk is op dit punt in de ontwikkeling van het AO3.

Om af te sluiten op een beveiligingsnoot, als een app of website van een derde partij vraagt om jouw AO3 login gegevens, wees dan zeer voorzichtig en wees je er van bewust dat je deze informatie op jouw eigen risico geeft. Hoewel er op dit moment geen beveiliging issues zijn, zorg ervoor dat je je wachtwoord verandert als je denkt dat jouw account in gevaar is.