Aggiornamento dal Consiglio di Direzione di OTW: Budget

Dopo il nostro ultimo aggiornamento, dietro le quinte è stato svolto moltissimo lavoro! Oggi, come promesso, vi presentiamo la nostra prospettiva di budget per il 2016. Questo budget fa parte di una serie di azioni che abbiamo deciso di intraprendere mentre continuiamo a lavorare per ottenere un’amministrazione finanziaria più formale per OTW (Organizzazione per i Lavori Trasformativi) nel lungo periodo, con un occhio di riguardo per la trasparenza e la sostenibilità.

Il budget che segue è stato preparato tenendo in considerazione le necessità dei vari progetti, le richieste dei Comitati e le spese ricorrenti degli anni passati, e copre tutte le spese necessarie previste per continuare a far funzionare l’organizzazione nel 2016. Anticipa anche entrate dalle varie raccolte fondi (incluso il ricavato dalle Chiamate alle Iscrizioni e dalle donazioni provenienti da altre raccolte fondi) per un totale di 303.750,00 US$, un importo commisurato alle entrate degli ultimi anni.

Questo budget tiene anche conto della necessità dell’organizzazione di mantenere una riserva per le emergenze quali, per esempio, la necessità improvvisa di sostituire un server o altri costi imprevisti. Nel caso in cui l’organizzazione si trovi a dover affrontare spese impreviste durante il 2016, saranno coperte utilizzando i fondi di riserva dell’organizzazione. Con questo obiettivo in mente, crediamo che la cosa più prudente da fare sia essere certi di poter raccogliere abbastanza denaro da coprire i costi annuali (303.750,00 US$) senza intaccare le nostre riserve, che potranno così essere disponibili per le emergenze e per investimenti in hardware.

I nostri fondi correnti ammontano a circa 436.000 US$, pertanto siamo in una situazione di tranquillità che ci permette di prepararci a un futuro aumento delle spese. Nei prossimi mesi contiamo di continuare a migliorare la nostra impostazione finanziaria, anche attraverso l’assunzione di un revisore contabile e la ricostruzione del Comitato Finanze, nonché di riconsiderare l’allocazione delle risorse e le riserve per il 2017 laddove necessario.

Spese Stimate Provenienza Entrate
Costi Importi
Acquisti Hardware
Sistemi – Server per i Database US$ 36.000,00
Hardware per l’ambiente di sviluppo di AO3 e altro hardware US$ 4.000,00
Totale per l’acquisto di hardware US$ 40.000,00 Surplus dalle riserve per il 2015 US$ 40.000
Costi di esercizio e di manutenzione dell’hardware
Sistemi – Hosting primario US$ 33.000,00
Sistemi – Hosting secondario US$ 5.000,00
Sistemi – Hosting di backup US$ 1.000,00
Strategie Web, Design & Sviluppo – Trasferimento del sito transformativeworks.org US$ 3.500,00
Strategie Web, Design & Sviluppo – Hosting del sito di OTW US$ 1.000,00
Totale gestione hardware US$ 43.500,00
Software
Piattaforma di chat e di condivisione dei file per l’intera OTW US$ 1.200,00
Strumenti per la gestione, il monitoraggio e lo sviluppo dei progetti per Accessibilità, Design & Tecnologia US$ 12.000,00
Sistema di gestione del database dei volontari per Volontari & Reclutamento US$ 750,00
Sistema di gestione del database dei membri iscritti per Sviluppo & Iscrizioni US$ 17.500,00
Strumenti per le votazioni per Elezioni $1,000.00
Strumenti per l’esecuzione e la registrazione delle transazioni per Finanze US$ 1.000,00
Strumenti per i sondaggi per Strategie US$ 300,00
Strumenti per la gestione del database dei traduttori e per i sondaggi per Traduzione US$ 1.000,00
Strumenti per il salvataggio e la condivisione di file per Porte Aperte US$ 100,00
Strumenti per la gestione dei ticket per Supporto e Violazioni US$ 1.000,00
Sistemi per la gestione del database per Organizzazione Tag US$ 1.500,00
Totale software US$ 37.350,00
Altri costi di gestione
Domini Costi per il rinnovo dei domini “archiveofourown.org,” “fanlore.org” ecc. US$ 500,00
Marchi Loghi di OTW e dei progetti US$ 3.000,00
Registrazione identificatore DOI (Digital Object Identifier) Servizio di registrazione DOI per Transformative Works and Cultures – TWC (Culture e Lavori Trasformativi) US$ 400,00
Spese accessorie Materiale postale, conto telefonico, casella postale, ecc. US$ 2.000,00
Totale costi di gestione US$ 5.900,00
Personale
Consulenze Programmatore informatico esterno per AO3 US$ 120.000,00
Contabile certificato e commercialista US$ 13.500,00
Spese per viaggi Supporto Legale e Journal – testimonianze, udienze e presenze alle conferenze US$ 4.000,00
Formazione Fondo valido per l’intera OTW: corsi, materiale, libri e presenze a conferenze professionali US$ 25.000,00
Totale costi per il personale US$ 162.500,00
Raccolta fondi
Negozio per il merchandising Costi iniziali per la realizzazione (stimati) US$ 5.000,00
Premi Regali di ringraziamento per le donazioni US$ 6.500,00
Presenza alle convention Supporto Legale e Sviluppo & Iscrizioni – conferenze, incontri e tavole rotonde alle fan convention US$ 20.000,00
Totale costi per la raccolta fondi US$ 31.500,00
Tasse
Assicurazione Consiglio e Supporto Legale US$ 8.000,00
Spese per le attività di Supporto Legale Spese per le attività di Supporto Legale US$ 2.000,00
Tasse sui pagamenti Tasse sui pagamenti US$ 12.000,00 Entrate stimate dalle Chiamate alle Iscrizioni US$ 227.812,50
Tasse bancarie Tasse bancarie US$ 1.000,00 Entrate stimate dalle donazioni ricorrenti e dalle donazioni non legate alle Chiamate alle Iscrizioni US$ 75.937,50
Totale tasse US$ 23.000,00 Totale stimato entrate dalla raccolta fondi US$ 303.750,00
Totale stimato uscite US$ 343.750,00 Totale stimato entrate US$ 343.750,00

Aggiornamento sul Consiglio di Direzione

Banner di Diane con la sagoma di un uomo e una donna che parlano  con dei balloon, uno dei quali raffigura il logo di OTW e l’altro le parole ‘Annuncio di OTW’

Durante l’incontro regolarmente programmato del 22 novembre, il Consiglio di Direzione di OTW (Organizzazione per i Lavori Trasformativi) ha votato per assegnare ad Andrea Horbinski l’incarico di Direttore fino al 31 dicembre 2016, per sostituire il seggio lasciato vacante nel 2014 da Andrea Genoese. Riempire le posizioni vacanti del consiglio tramite assegnazione è una normale procedura del lavoro del consiglio, regolata dall’articolo V §4 dello statuto di OTW, che il Consiglio ha adottato numerose volte in passato.

Dopo una discussione con il resto del Consiglio, Andrea Horbinski ha deciso di declinare l’incarico di Direttore del Consiglio di OTW per il 2016. Ha rassegnato altresì le sue dimissioni dal Consiglio, effettive a partire dal 15 dicembre 2015. Soledad Griffin, Jessica Steiner, Eylul Dogruel, Cat Meier e M.J. MacRae hanno ugualmente rassegnato le loro dimissioni dal Consiglio, effettive a partire dalla stessa data. Coloro che attualmente sono in servizio come membri dei comitati di OTW resteranno all’interno dell’organizzazione in tutti i loro ruoli, fatti salvo quelli relativi al Consiglio.

Il Consiglio 2015 augura al Consiglio 2016 e ai volontari, ai membri dello staff, e ai membri iscritti di OTW tutto il meglio per il duraturo successo dell’organizzazione.

Questo post è stato tradotto dai traduttori volontari di OTW. Per saperne di più sul nostro lavoro, visita la pagina di Traduzione su transformativeworks.org.

Budget e altre informazioni dal Consiglio di OTW

Banner creato da Erin con un faro puntato su un logo di OTW con le parole ‘Parliamo del Consiglio’

In questi ultimi giorni sono stati lasciati molti commenti sui vari post di OTW (Organizzazione per i Lavori Trasformativi) e molte risposte sui suoi social media ufficiali. Apprezziamo le domande che i nostri sostenitori ci pongono e vogliamo essere il più aperti possibile.

Mentre OTW e Archive of Our Own – AO3 (Archivio Tutto Per Noi) sono cresciuti, anche l’organizzazione si è adattata a nuove necessità amministrative e di budget. Durante lo scorso anno abbiamo lavorato duramente per sviluppare e mettere in pratica le buone norme della gestione di una no-profit di queste dimensioni, compresa la necessità di un budget più formale e dettagliato rispetto a quanto fatto in passato.

In passato, il processo di sviluppo del budget dell’organizzazione è stato informale e gli obiettivi delle raccolte fondi stabiliti sulla base delle spese passate e delle necessità dei vari progetti. Allo stesso modo, l’attuale obiettivo della chiamata alle iscrizioni è stato deciso dal Consiglio di Direzione e dal Comitato Sviluppo e Iscrizioni sulla base delle raccolte fondi passate e sulle necessità previste per il resto di quest’anno e oltre. Per stabilire le nostre necessità future abbiamo preso in considerazione le spese effettuate lo scorso anno, tenendo in considerazione la rapida espansione di AO3 e degli altri nostri progetti, e ottenuto così una bozza informale del budget con suggerimenti di possibili spese forniti dai nostri comitati, cosa che – anche senza un budget formale – ci ha dato un’idea abbastanza chiara di quali saranno le nostre spese il prossimo anno.

Ad ogni modo, durante quest’anno ci siamo resi conto con sempre maggiore chiarezza della necessità di un budget più formale. A luglio abbiamo infine deciso di svilupparlo e di mettere la questione all’ordine del giorno per il nostro annuale incontro faccia a faccia. Durante lo scorso mese, alla guida della neo-eletta Tesoriere M.J. MacRae abbiamo lavorato attivamente alla creazione di un budget più dettagliato per il 2016 basato sulle informazioni raccolte da tutti gli angoli dell’organizzazione. Anche se il documento è ancora in corso d’opera, sulla base delle informazioni attuali ci aspettiamo che le spese operative di OTW per il prossimo anno si aggirino attorno ai 300.000 US$, basandoci sulle stime di spesa forniteci dai comitati. La versione definitiva del budget 2016 verrà resa disponibile al pubblico una volta approvata dal Consiglio. Ci aspettiamo che ciò accada entro metà novembre.

Uno degli elementi del budget sarà una proposta di consulenza da parte di un contabile certificato che in futuro organizzi le operazioni contabili di OTW, comprese le revisioni indipendenti delle finanze. Comprendiamo che l’utilizzo di consulenti rappresenti una spesa, ma crediamo che effettuarla migliorerà le operazioni dell’organizzazione coinvolgendo persone di comprovata esperienza, il che permetterà al Tesoriere e al Consiglio di supportare meglio il personale di OTW che lavora al servizio della nostra missione su base interamente volontaria. Indendiamo anche far controllare la nostra contabilità da strutture indipendenti. L’appoggio a delle strutture di controllo esterne è stato previsto sin dalle prime bozze del nostro Piano Strategico. Il Piano Strategico è stato approvato durante l’incontro del Consiglio del 2015, sta venendo finalizzato e sarà pubblicato nei prossimi mesi.

L’organizzazione è intenzionata a sviluppare e proteggere una certa riserva economica in modo che i progetti dell’organizzazione, incluso AO3, possano continuare a funzionare anche se dovessero verificarsi costi improvvisi. Quest’intenzione di mantenere dei fondi di riserva viene rispecchiata dal Piano Strategico. A questo proposito, alcuni utenti hanno recentemente suggerito che l’organizzazione prenda in considerazione di investire in modi che permettano di migliorare il ritorno ottenuto dai risparmi dell’organizzazione. In realtà, la questione degli investimenti è stata argomento di discussione durante l’incontro faccia a faccia del consiglio svoltosi recentemente. Continueremo ad investigare la possibilità di fare in seguito investimenti con tassi di interesse maggiore e ci prenderemo il tempo di trovare la soluzione che meglio si adatti alla situazione attuale e futura di OTW. Immaginiamo che ciò comporterà la necessità di consulenze con professionisti della finanza e degli investimenti, in modo da poter far crescere responsabilmente il nostro capitale pur tenendo sempre al sicuro le donazioni di tutti e preservando abbastanza liquidità da consentire le operazioni necessarie allo svolgimento della nostra missione, oltre che mantenendo le riserve economiche dettate dal nostro attuale piano strategico.

L’attuale Consiglio si rende perfettamente conto di quanto l’attuale situazione sia lontana dall’ideale, e stiamo lavorando attivamente per implementare pratiche economiche più formali per poter diventare un’organizzazione sempre migliore e per poter fare al meglio il nostro lavoro a favore della nostra missione di sostenere i fan, i fanwork e il fandom. È un processo in continua evoluzione. Ma con il vostro sostegno è possibile.

Apprezziamo davvero l’interesse e le preoccupazioni che negli ultimi giorni avete rivolto ad OTW con i vostri commenti. Vorremmo che continuaste a dirci cosa ne pensate. Vi preghiamo di comprendere che ci sono cose che non ci è legalmente permesso di discutere tanto in dettaglio quanto, forse, vi piacerebbe. Ad ogni modo, ciò non cambia il fatto che teniamo molto a voi e alle vostre opinioni e che apprezziamo davvero il vostro sostegno.

In fede,

Il Consiglio di Direzione di OTW

Eylul Dogruel, Presidente
Andrea Horbinski, Segretario
M.J. MacRae, Tesoriere
Soledad Griffin
Cat Meier
Jessica Steiner

Questo post è stato tradotto dai traduttori volontari di OTW. Per saperne di più sul nostro lavoro, visita la pagina di Traduzione su transformativeworks.org.