Finanzplan 2016 und weitere Informationen des OTW-Vorstands

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In den letzten Tagen haben wir diverse Kommentare zu verschiedenen Ankündigungen und in den sozialen Medien erhalten, die sich mit den Finanzpraktiken der OTW (Organisation für Transformative Werke) befassen. Wir begrüßen die Fragen, die unsere Unterstützer haben, und wollen so offen wie möglich sein.

Während des stetigen Wachstums der OTW und des Archive of Our Own – AO3 (Ein Eigenes Archiv), hat sich die Organisation an neue administrative und etatmäßige Erfordernisse angepasst. Innerhalb des letzten Jahres haben wir hart daran gearbeitet, geeignete Verfahren (“Best Practices”) für gemeinnützige Organisationen unserer Größe zu entwickeln und in Kraft zu setzen. Dazu gehört ein detaillierterer und formellerer Finanzplan als wir ihn in der Vergangenheit hatten.

In der Vergangenheit war das Haushaltsverfahren der Organisation formlos und die Ziele ihrer Mittelbeschaffungskampagnen richteten sich nach früheren Ausgaben und den daraus geschätzten finanziellen Bedürfnissen. In diesem Sinne wurde das derzeitige Spendenziel vom Vorstand und vom „Entwicklung und Mitgliedschaft“-Komitee auf den Ergebnissen vergangener Kampagnen und erwarteten Kosten für das verbleibende Jahr und darüber hinaus basierend festgelegt. Um unsere erwarteten Kosten zu bestimmen, haben wir die Ausgaben des vergangenen Jahres sowie das rapide Wachstum des AO3 und unserer anderen Projekte berücksichtigt und einen formlosen Finanzplanentwurf angefertigt, in den wir auch die erwarteten Kosten unserer Komitees einbezogen haben. Dieser gab uns – auch ohne einen formellen, abgeschlossenen Finanzplan – eine gute Vorstellung hinsichtlich unserer Kosten im nächsten Jahr.

Während des letzten Jahres ist uns jedoch immer deutlicher bewusst geworden, dass wir einen formellen Finanzplan benötigen. Im Juli beschlossen wir, einen solchen Finanzplan zu entwickeln und setzten diese Angelegenheit auf die Tagesordnung unserer jährlichen Klausurtagung. Im letzten Monat haben wir unter der Leitung unserer neu ernannten Schatzmeisterin M.J. MacRae aktiv an einem detaillierteren Finanzplan für 2016 gearbeitet, für den wir Informationen aus allen Ecken der Organisation gesammelt haben. Obwohl dieses Dokument noch in Bearbeitung ist, erwarten wir aufgrund unserer derzeitigen Informationen, dass die Betriebskosten der OTW im nächsten Jahr etwa 300.000 US$ betragen wird, basierend auf den erwarteten Ausgaben der Komitees. Die endgültige Version des Finanzplans für 2016 wird der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, sobald sie vom Vorstand genehmigt wird. Wir erwarten, dass dies Mitte November sein wird.

Ein Element dieses Finanzplans wird ein Antrag sein, eineN SteuerberaterIn und WirtschaftsprüferIn anzustellen, der/die die Organisierung der Buchführung der OTW voranbringen wird, unabhängige Prüfungen der Finanzen der OTW eingeschlossen. Wir sind uns bewusst, dass BeraternInnen Geld kosten, aber wir glauben, dass die Einbeziehung von Personen mit nachgewiesener Kompetenz die Tätigkeiten der Organisation verbessern wird. Dies sollte den Vorstand und den/die SchatzmeisterIn befähigen, die MitarbeiterInnen der OTW, die auf freiwilliger Basis im Dienste unserer Mission arbeiten, besser zu unterstützen. Wir planen zudem, unsere Geschäftsbücher von unabhängigen WirtschaftsprüfernInnen überprüfen zu lassen. Das Engagieren von unabhängigen PrüfernInnen ist seit den ersten Entwürfen Teil des strategischen Plans. Der strategische Plan wurde während der Klausurtagung 2015 genehmigt, wird derzeit in seine endgültige Form gebracht und in den nächsten Monaten veröffentlicht.

Die Organisation hat sich verpflichtet, eine finanzielle Reserve aufzubauen und zu bewahren, sodass alle Projekte der Organisation, das AO3 eingeschlossen, weiterhin funktionieren können, auch wenn unerwartete Kosten entstehen. Diese Verpflichtung zu einer Rücklage schlägt sich auch im strategischen Plan nieder. Einige der aktuell Kommentierenden schlugen vor, dass die Organisation in Erwägung ziehen sollte, ihre Ersparnisse durch Anlagen und Kapitalverzinsung zu vergrößern. In der Tat war die Frage nach Finanzanlagen ein Diskussionsthema der letzen Klausurtagung. Wir werden weiterhin Möglichkeiten ausloten, in Zukunft in Finanzierungsinstrumente mit höheren Raten anzulegen und werden uns die Zeit nehmen, die wir benötigen, um Lösungsansätze zu finden, die den derzeitigen und zukünftigen Bedürfnissen der OTW am besten entsprechen. Wir erwarten, dass dies Beratungen mit FinanzexpertenInnen einschließen wird, die der OTW helfen können, ihre gesamten Finanzen und Anlagen so zu strukturieren, dass wir unser Kapital verantwortungsvoll vergrößern können, während jede einzelne Spende sicher bleibt, sodass ausreichend flüssige Mittel bewahrt werden, um unsere Tätigkeiten im Dienste unserer Mission auszuführen, und die vom aktuellen strategischen Plan geforderten finanziellen Reserven bereithalten zu können.

Der derzeitige Vorstand ist sich absolut bewusst, dass die aktuelle Situation keineswegs ideal ist und wir arbeiten aktiv daran, formellere Finanzpraktiken zu realisieren, um die beste Organisation zu sein, die wir sein können, und unsere Arbeit zur Unterstützung unserer Mission, Fans, Fanwerke und Fandom zu unterstützen, bestmöglich zu leisten. Es ist ein fortlaufender Prozess, doch mit Eurer Unterstützung wird es möglich sein.

Wir schätzen die Aufmerksamkeit und Sorge für die OTW, die während der letzten Tage in den Kommentaren zum Ausdruck gebracht wurden, aufrichtig. Wir möchten, dass Ihr uns auch weiterhin mitteilt, was Ihr denken. Bitte versteht, dass es Angelegenheiten gibt, die wir aufgrund von rechtlichen Bestimmungen nicht in dem Ausmaß diskutieren können, wie Ihr es Euch vielleicht wünscht. Dies ändert nichts daran, dass Ihr und Eure Meinungen uns wichtig seid und wir Eure Unterstützung aufrichtig schätzen.

Mit freundlichen Grüßen,

Der OTW-Vorstand

Eylul Dogruel, Präsidentin
Andrea Horbinski, Schriftführerin
M.J. MacRae, Schatzmeisterin
Soledad Griffin
Cat Meier
Jessica Steiner

Dieser Newsbeitrag wurde von freiwilligen ÜbersetzerInnen der OTW übersetzt. Um mehr über uns und was wir tun herauszufinden, schau auf der transformativeworks.org-Seite des Übersetzungsteams vorbei.

Über AO3-Apps

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Vor kurzem wurde im Google Play Store eine nicht autorisierte Archive of Our Own – AO3 (Ein Eigenes Archiv)-App für Android veröffentlicht. Da dies die Fragen nach einer offiziellen AO3-App wieder aufgebracht hat, möchten wir diese Gelegenheit nutzen, den jetzigen Stand der Entwicklung einer offiziellen AO3-App nochmal zu erörtern.

„Habt ihr jemals darüber nachgedacht, eine App zu entwickeln?“ ist eine der meistgestellten Fragen unserer NutzerInnen. Allerdings ist zu beachten, dass es aus der Sicht der Softwareentwicklung nicht die „eine“ App gibt. Apps müssen für jedes der verschiedenen mobilen Betriebssysteme separat entwickelt werden (Android, iOS und Windows Mobile sind die am weitesten verbreiteten) und mit allen unterstützten Versionen der jeweiligen Plattformen kompatibel sein.

Bevor wir überhaupt daran denken können, eine mehr als rudimentäre App zu entwickeln, müssen wir zuerst eine öffentliche Programmierschnittstelle schaffen und dokumentieren. Dies ist zwar als Ziel in unserer Roadmap festgehalten, allerdings noch einige größere Code-Veröffentlichungen entfernt. Danach müssten wir die unterschiedlichen Nutzer-Interfaces für Handys und Tablets entwickeln. Ein solches Projekt, welches auf dem ersten Blick relativ einfach und unkompliziert aussieht, wird schnell zu einer Mammutaufgabe, die viele Ressourcen benötigt und noch mehr Zeit und Arbeitskraft bindet. Wir haben in der Vergangenheit mehrmals betont, dass wir gerne eine AO3-App für Handys und Tablets veröffentlichen würden. Allerdings fehlen uns dafür zurzeit einfach die Möglichkeiten.

Die ProgrammierInnen, die am AO3 arbeiten, tun dies auf freiwilliger Basis. Das heißt, sie machen es in ihrer Freizeit und ohne Bezahlung. Diese Zeit ist limitiert und ist mit der Arbeit, die nötig ist, um das AO3 störungsfrei am Laufen zu halten, vollkommen aufgebraucht. Entweder verbringen unsere ProgrammiererInnen ihre Zeit damit, das AO3 zu verbessern, oder eine App zu entwickeln. Wir haben zu wenige freiwillige HelferInnen, beides zu unternehmen.

Nicht nur die anfängliche Entwicklung einer App wäre mit sehr viel Aufwand verbunden. Eine solche App benötigt fortlaufende Instandhaltung sowie regelmässige Aktualisierungen, um mit den neuesten Versionen der mobilen Betriebssystemen kompatibel zu sein – nicht zu vergessen die Weiterentwicklung um Verbesserungen und neue Funktionen des AO3 zu inkorporieren! Eine solche langfristige Instandhaltung und Pflege benötigt ein spezialisiertes Team, dessen Finanzierung wir nur durch Spenden nicht zuverlässig gewährleisten können.

  • Eine App benötigt nicht nur Programmier- und Test-Teams. Die folgenden Komitees wären ebenso involviert:
  • Das Supportkomitee benötigt dementsprechend geschultes und ausgerüstetes Personal, um bei Problemen auf jeder einzelnen mobilen Plattform helfen zu können.
  • Unser „AO3-Dokumentation“-Komitee müsste Anleitungen und Hilfestellungen verfassen und kontinuierlich aktualisieren.
  • Das Übersetzungskomitee müsste diese Anleitungen fortlaufend übersetzen und auf dem laufenden Stand halten, damit die App für nicht-englischsprachige NutzerInnen zugänglich ist.

All dies würde nicht nur die Ressourcen dieser Komitees übersteigen, es würde die Mitglieder dieser Komitees auch von ihrer Kernarbeit abhalten.

Das Ziel unserer Teams ist es, das AO3 für so viele NutzerInnen wie möglich zugänglich zu machen. Der beste Weg, auf dem wir dies erreichen können, ist eine einzelne, stabile und funktionale Version des AO3 zu entwickeln, welche auf so vielen Geräten wie möglich läuft (und gut läuft!). Wir sind stets bemüht das Archive für Geräte aller Art und Größe zugänglich zu halten und werden auch weiterhin Resourcen darauf verwenden, dass das Archiv mobil verfügbar und leicht bedienbar ist. Das bedeutet aber auch, dass eine einzelne App bei dem aktuellen Stand des AO3 nicht möglich ist

Eine Wort noch zum Thema Sicherheit. Wenn eine von Dritten entwickelte App oder Webseite nach Deinen AO3 Login-Informationen fragt, gehe bitte vorsichtig vor, und sei Dir bewusst, dass Du diese Informationen auf eigene Gefahr herausgibst. Wir haben zurzeit keine bekannten Sicherheitsprobleme, aber sei bitte vorsichtig und ändere Dein Passwort, falls Du den Verdacht hast, dass Dein Nutzerkonto kompromittiert worden sein könnte.


Dieser Newsbeitrag wurde von freiwilligen ÜbersetzerInnen der OTW übersetzt. Um mehr über uns und was wir tun herauszufinden, schau auf der transformativeworks.org-Seite des Übersetzungsteams vorbei.

Die finanzielle Zukunft der OTW

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Die Mitgliedschaftskampagne Oktober war dank Eurer Großzügigkeit ein voller Erfolg! Die freiwilligen MitarbeiterInnen und HelferInnen der OTW (Organisation für Transformative Werke) sind nicht nur von der Menge an Geld, die gespendet wurde, überwältigt, sondern auch von den angeregten Diskussionen, die während der Mitgliedschaftskampagne stattfanden.

Eine der Fragen, die in diesen Diskussionen aufkam war: was machen wir mit dem extra Geld? Wir wurden auch gefragt, warum wir nicht nach 70.000 USD aufgehört haben, wenn das unser Spendenziel war.

Die Antworten auf diese beiden Fragen sind vielschichtig. Die kürzesten und direkten Antworten wurden in den Kommentaren der Newsposts beschrieben: Wir werden mehr Geld in neue Server investieren, in MitarbeiterInnentraining und in BeraterInnen, die unsere freiwilligen MitarbeiterInnen und HelferInnen unterstützen. Die Spendeneinnahmen, die über unser erstes Ziel hinausgegangen sind, helfen uns all diese Dinge zu tun und unsere Rechnungen bis zur nächsten Mitgliedschaftskampagne im April (und weiter) zu bezahlen. Sie ermöglichen es uns auch unsere finanziellen Reserven für Notfälle zu erhöhen.

Für die längere Antwort müssen wir ein wenig auf die Struktur der OTW und die Geschichte unseres Spendensammelns eingehen.

Wie Du am siebten Tag der Mitgliedschaftskampagne sehen konntest, hat eine gemeinnützige Organisation wie die OTW viele Ausgaben. Etwa 70% unseres Budgets werden für Hosting, Server und weitere Notwendigkeiten, um das Archive of Our Own – AO3 (Ein Eigenes Archiv) am laufen zu halten, verwendet. Die restlichen 30% sind unsere anderen Projekte, Services, Versammlungen und Verwaltungskosten.

Obwohl wir bisher immer in der Lage waren, unsere Kosten zu decken, war es teilweise sehr knapp. Das AO3, unsere Hauptausgabe, hat sich exponentiell vergrößert – und ganz ehrlich gesagt, waren wir in den ersten Jahren nicht sicher was wir zu erwarten hätten. Wir haben nun eine bessere Vorstellung von unseren Bedürfnissen und haben über die letzten drei Jahre unsere Fundraisingpläne angepasst, so dass sie besser mit dem Wachstum unserer Ausgaben einher gehen. Die OTW bewegt sich damit weg von einem Zustand, in dem am Ende des Geldes immer ein Stück vom Monat übrigbleibt, zu einem regulären Budget mit Rücklagen und etwas Spielraum, um weiterhin gute Werke zu vollbringen.

Unser Ziel von 70.000 USD war, was wir ursprünglich als realistisch zu erreichen angesehen hatten. Unsere letzte Mitgliedschaftskampagne Oktober nahm insgesamt 52.381 USD ein, wir waren also darauf vorbereitet weniger zu bekommen, auch wenn es mehr gewesen wäre als letztes Jahr.

Wir waren nicht auf den überwältigenden Erfolg unserer Mitgliedschaftskampagne vorbereitet. Eigentlich hatten wir erwartet, auf unsere Reserven zurückgreifen zu müssen, um uns durch den Rest des Jahres zu bringen und uns bis zur nächstgeplanten Mitgliedschaftskampagne im April 2015 über Wasser zu halten. Das ist nicht ungewöhnlich für eine gemeinnützige Organisation, vor allem eine, die so jung ist wie die OTW, aber trotzdem keine Strategie, die wir langfristig aufrecht erhalten könnten. Im August begannen einige Diskussionen darüber, unsere Spendenaktionen zu erweitern und GroßspenderInnen anzuwerben, mehr Methoden für monatliche Spenden und ein oder zwei Spezialevents zuzüglich unserer jährlichen Mitgliedschaftskampagnen zu halten.

Wir werden uns weiterhin über diese Optionen informieren, weil sie Teil einer soliden und breitgefächerten Spendensammlungsstrategie sind, aber der unmittelbare Druck wurde dank der nahezu 8.000 SpenderInnen, die uns in diesen Oktober unterstützt haben, genommen. Einfach gesagt sind unsere Finanzen stärker denn je, und das bedeutet, dass alle Projekte unter dem OTW-Schild gestärkt werden.

Kurze Aufstellung der erwarteten Ausgaben:

  • 45.000 USD werden wir 2014 für zusätzliche Server ausgeben, 2015 kommen noch weitere Geräte für mindestens 100.000 USD dazu.
  • Zusätzliche Server bedeuten mehr Kosten für den Stellraum und höhere Stromkosten für diese Server. 36.000 USD oder mehr haben wir für 2015 dafür veranschlagt, plus 25.000 USD für eine dritte Serverlokalisation, Analyseprogramme und Domainregistrierungen.
  • Ein verbessertes Ticket-Program für die Missbrauch- und Support-Teams kostet weitere 400 USD im Monat, 4.800 USD jährlich.
  • Für Trainingsseminare und Workshops für unsere freiwillige MitarbeiterInnen wird eine Summe von 7.500 USD bereitgestellt. Der gleiche Betrag ist als Spesenkasse verfügbar für Reisekosten, Unterkunft und Teilnahmegebühren für Präsentationen auf Conventions, akademische Konferenzen und weitere Veranstaltungen.
  • Für Oktober ist ein Vorstandstreffen (ein tatsächliches Treffen in der realen Welt) geplant. Möglicherweise werden auch Kommiteevorsitzende und/oder weitere MitarbeiterInnen teilnehmen. Die durchschnittlichen Reise-, Hotel- und Verpflegungskosten pro Person sind auf 950 USD angesetzt, alles in allem also ungefähr 15.000 USD.
  • 8.000 USD decken allgemeine Verwaltungskosten ab und für weitere Programkosten fallen mindestens weitere 23.000 USD an.
  • Wir erhalten eine Reserve mit Laufkosten für neun Monate aufrecht. Etwa 72.000 USD fallen dafür an.

Neben diesen unmittelbaren Ausgaben ist es schwer, spezifische Ausgaben für 2015 festzulegen. Wie wir bereits angemerkt haben, gingen wir davon aus, mit geringeren Reserven und nur leichtem Einkommenswachstum in das neue Jahr zu gehen. Die meisten unserer konkreten Pläne basieren auf diesen Zahlen. Komittees sind nun aufgefordert, zusätzliche Anträge im November einzuschicken, aber es gibt einige Bereiche in denen wir erhöhte finanzielle Bedürfnisse erwarten.

Wir haben über den unmittelbaren Effekt für das AO3 im Hinblick auf weitere Server und weiteren Stellraum, Auftragsangstellte und Training gesprochen. Fanlore und Open Doors (Offene Türen) werden allein durch das Teilen des gleichen Serverraums leichte Verbesserungen sehen können. Das Upgrade der Software für AO3 Support und Missbrauch wird auch die Beantwortung von Nutzer-Fragen über Open Doors Erhaltungsarbeit erleichtern.

Unsere anderen beiden Großprojekte Transformative Works and Cultures – TWC (Transformative Werke und Kultur) und die Rechtsvertretung unserer Rechtsabteilung arbeiten mit einem deutlich kleineren Budget als das AO3. Unser Rechtsteam zieht sich von Zeit zu Zeit Antragsgebühren zu, zusätzlich zu den Reisekosten zu Anhörungen und Meetings über Fair Use. Die freiwilligen MitarbeiterInnen von TWC, unserem akademischen Journal, reisen zu akademischen Konferenzen innerhalb der US. Eine weitere Ausgabe ist die jährliche Registrierungsgebühr für das Journal. Der Budgetüberschuss, der bei dieser Mitgliedschaftskampagne entstanden ist, wird es ihnen erlauben, die OTW bei weiteren Veranstaltungen zu vertreten und erlaubt es den Mitgliedern dieser beiden Komitees, dem „Entwicklung und Mitgliedschaft“-Komitee – das Komitee, das für unsere Spendensammlung verantwortlich ist – bei seinen Plänen für verstärkten Outreach bei Fanconventions zu unterstützen.

Alle unsere Projekte und Komitees werden davon profitieren, dass wir mehr Geld in die Unterstützung von freiwilligen MitarbeiterInnen und HelferInnen bei der Teilnahme an weiterem Training, Seminaren und Webinaren investieren können. Die Stärkung von professionellen Fähigkeiten und Kontakten innerhalb der OTW war immer eine Priorität, sei es um einen Managementworkshop für das „Freiwillige und Rekrutierung“-Komittee nutzen zu können oder freiwillige MitarbeiterInnen an Events wie AdaCamp teilnehmen zu lassen.

Dank dieser erfolgreichen Mitgliedschaftskampagne und der Großzügigkeit unserer Mitglieder sind dies alles Bereiche, in denen wir wachsen können. Wir erwarten, dass wir Anfang Januar 2015 ein Update für unser Budget und unseren Spendensammlungsplan bringen können, behaltet die Seite also im Auge.

Wir haben ein weiteres Spendensammlungsziel im April und wir hoffen, dass Fandom uns wieder so kräftig unterstützen wird. Wir sind nur so stark und wichtig wie Ihr, unsere NutzerInnen und MitgliederInnen, uns macht.

Hier noch ein paar mehr Details für alle Zahlenfreaks:

Monatlich wiederkehrende Ausgaben:
Reguläre monatliche Ausgaben zum 30. Oktober: 5.497,20 USD
Geschätzte monatliche Ausgaben für 2015: 8.066,66 USD
(Beinhaltet monatliche Kosten für Serverkolokation, Programme und Verwaltung.)

Gesamte erwartete Ausgaben vom 1. Januar bis 30. März:
Ausgaben für das erste Quartal 2015, angepasste Schätzung: 84.949,67 USD
(Beinhaltet wiederkehrende monatliche Ausgaben plus 60.000USD Serverkaufkosten und Vorbereitungen für die Mitgliedschaftskampagne April; Mindestbetrag der verfügbar sein muss)

Rücklagen
Geschätzte Reserve für neun Monate 2015: 72.599,94
(Basierend auf regulären monatlichen Ausgaben, benötigter Betrag um im Notfall die Dinge am Laufen zu halten, ohne Wachstum oder Zusatzausgaben)

Ausgaben plus Rücklagen
Geschätzte Ausgaben für das erste Quartal 2015 plus Reserve: 157.549,60 USD
(Betrag den wir am 1 Januar zur Hand haben müssen um uns bis zum 30 März zu bringen und 9 Monate Reserve zu erhalten).

Überschussgerede
Übertrag: 197.544,09
(Setzt voraus, dass wir die Spendenziele in November und Dezember erreichen und das verbleibende Budget 2014 ausgeben; Vollständiger Betrag den wir am 1. Januar auf der Hand haben)

Überschuss: 39.994,48
(Verbleibender Betrag nachdem das Budget für 2014, die Ausgaben für das erste Quartal 2015 und die Rücklagen gedeckt sind)

Vorläufige Budgetplanung 2015
Wir erwarten, dass unser Budget 2015 grob geschätzt 230.000 USD betragen wird
Dieser Betrag beinhaltet neben regulären monatlichen Ausgaben, Hardwarekäufe, direkte Treffen, Mitarbeiterschulungen und Outreach und weiteres.

Vielen Dank für Eure Unterstützung – Eure Großzügigkeit macht unsere Arbeit erst möglich.