Approbation du Plan Stratégique 2016-2019 de l’OTW

Bannière réalisée par Erin et montrant un spot de lumière pointé sur le logo de l'OTW avec les mots 'Lumière sur Prévisons Stratégiques'

Le Comité Prévisions Stratégiques est fier d’annoncer que le Plan Stratégique 2016-2019 a été approuvé par le Conseil d’Administration, et est prêt à être lancé ! Le Comité est profondément reconnaissant envers l’ensemble de l’OTW (Organisation pour les Œuvres Transformatives) pour la patience, la motivation et le dévouement dont ses bénévoles ont fait preuve tout au long de ce processus. L’OTW souhaite également remercier ses donateur-trice-s, ainsi que tous/toutes ceux et celles qui l’ont encouragée à atteindre cet objectif.

L’application du plan commencera en janvier 2016. Nous invitons le public à consulter le Calendrier des Prévisions Stratégiques pour en apprendre davantage au sujet de l’avenir de l’OTW et de ses projets.

Organisation pour les Œuvres Transformatives

Calendrier des Prévisions Stratégiques

Stronger Infrastructure, icon created by Yamini Chandra for The Noun Project

Une Infrastructure Plus Solide

L’OTW a besoin d’outils, de technologies, de processus, de procédures et d’une documentation plus performants.

Stronger and More Efficient Board, icon by Till Teenck for The Noun Project

Un Conseil d’Administration (CA) Plus Fort et Efficace

Un CA fort, démocratique et efficace aura un impact positif sur l’organisation entière.

Increased Volunteer Engagement, Retention, and Development, icon by Joao Santos for The Noun Project

Des Bénévoles Plus Fidèles, Engagé-e-s et Épanoui-e-s

L’OTW doit forger les compétences et l’expérience de chacun/chacune afin de créer une communauté plus forte à l’échelle de l’OTW.

Expand Fundraising and Financial Capacity, icon by Olivier Guin for The Noun Project

Augmenter les Capacités Financières et de Collecte de Fonds

L’OTW a besoin de fonds pour fonctionner et évoluer ; nous devons ainsi augmenter notre capacité à lever des fonds.

Grow and Support Existing Projects, icon by XOXO for The Noun Project

Évolution et Soutien des Projets Existants

Chaque comité a besoin de comprendre clairement son rôle dans la réalisation de la mission de l’OTW.

Expand Inclusivity icon by OCHA Visualization Unit for The Noun Project

Développement de notre Inclusivité

L’OTW fête l’image accueillante qu’elle a réussi à se forger, mais doit continuer à encourager la représentation et le rayonnement.

Objectifs à 6 Mois

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Création d’une documentation sur le rôle des président-e-s/responsables dans l’ensemble de l’OTW : Les responsables des groupes de travail et les président-e-s des comités élaborent avec le CA un document décrivant ce qui est attendu de leur part à l’échelle de l’OTW.

Déclarations préliminaires sur les domaines de responsabilité : Les comités/groupes de travail élaborent une déclaration décrivant leurs domaines de responsabilité au sein de l’OTW, et incluant les possibles manques ou chevauchements entre eux et les autres équipes.

Objectifs de recrutement : Les comités/groupes de travail documentent leurs besoins en termes de recrutement, leurs programmes de formation, leurs calendriers, etc. pour les nouveaux-elles membres de leur personnel (et bénévoles, le cas échéant).

Stronger and More Efficient Board, icon by Till Teenck for The Noun Project

Documentation sur les rôles et domaines de responsabilité : Le CA élabore, approuve et publie en interne des documents expliquant son fonctionnement, d’un point de vue pratique plutôt que théorique.

Suppression et remplacement de la structure de liaisons du CA : Le CA met en place des systèmes flexibles, clairs, et solidement structurés pour lui permettre de rester en contact avec les comités et groupes de travail.

Expand Fundraising and Financial Capacity, icon by Olivier Guin for The Noun Project

Documentation sur les rôles et domaines de responsabilité : Dans le cadre de la mission de documentation du CA, le rôle du/de la Trésorier-ère est complètement documenté et accessible.

Grow and Support Existing Projects, icon by XOXO for The Noun Project

Feuilles de route sur 1 an pour chaque projet : Chaque projet de l’OTW doit posséder une feuille de route identifiant ses objectifs pour l’année suivante ; c’est-à-dire : Archive of Our Own, Fanlore, Soutien Juridique, Open Doors, Transformative Works and Culture, Fanhackers et le site web transformativeworks.org.

Objectifs à 9 Mois

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Documenter le rôle des président-e-s/responsables pour chaque équipe : À partir du document décrivant les attentes et rôles des président-e-s et responsables, tous les comités et groupes de travail rédigent leur propre document adapté à leur modèle spécifique de gestion.

Programme de succession pour les président-e-s/responsables : Les comités/groupes de travail rédigent un programme pour le recrutement, le choix et la formation de successeurs potentiels pour le rôle de président-e/responsable.

Objectifs à 12 Mois

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Procédures pour des rapports réguliers sur le travail des comités/groupes de travail : Ces derniers développent des procédures pour publier l’avancement de leur travail, leurs projets, et leurs objectifs jusqu’au prochain compte rendu sur le wiki interne, ou sur d’autres outils de l’OTW.

Description des procédures essentielles et journalières dans le wiki interne : Les comités/groupes de travail créent et publient des pages sur le wiki interne pour documenter leurs processus et procédures réguliers.

Problème du chevauchement des domaines de responsabilité résolu : Le CA, les comités et groupes de travail identifient les zones de chevauchement et entament des discussions pour a) réviser les responsabilités de chacun afin de les éliminer, b) élaborer un plan afin de s’y adapter.

Stronger and More Efficient Board, icon by Till Teenck for The Noun Project

Élections contestées : L’OTW prépare une documentation et demande aux candidat-e-s pour le CA de se tenir prêt-e-s pour une éventuelle élection contestée ; elle sera conduite dans la transparence et les membres donateur-trice-s y voteront.

Increased Volunteer Engagement, Retention, and Development, icon by Joao Santos for The Noun Project

Un système de médiation (ombudsmen) en place : Le système de médiation et de résolution des conflits est approuvé par le CA, mis en place et opérationnel.

Formation externe à des compétences spécifiques aux comités : L’OTW identifie des ressources externes qui aideraient à la formation des membres du personnel et des bénévoles. Cela leur permettra ainsi d’acquérir des compétences utiles aux comités et groupes de travail.

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Recrutement d’un/une second-e comptable : L’OTW recrute un/une comptable pour soutenir notre Trésorier-ère actuel-le.

Audits réguliers : Un processus est en place pour mener des audits réguliers des livres comptables de l’organisation.

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Consignes de partenariat : Le Comité Juridique développe un guide détaillant les partenariats actuels avec d’autres organisations, et publie sur le wiki interne des procédures pour gérer la création de nouveaux partenariats et projets communs.

Objectifs à 18 Mois

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Processus à l’échelle de l’organisation pour la gestion de projet : Le Comité Bénévoles et Recrutement standardise les processus à l’échelle de l’organisation pour la gestion des projets inter-comités, et publie une documentation les détaillant sur le wiki interne.

Cartographie de la structure de l’organisation : La structure de l’OTW peut être facilement décrite, et a été cartographiée sur un support visuel.

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Formation basique des Président-e-s/Responsables : Le Comité Bénévoles et Recrutement assiste les président-e-s et responsables pour développer et mettre en place des procédures de formation leur permettant d’acquérir les compétences basiques requises par leur poste (encadrement et gestion).

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Réorganisation des flux de travail et des domaines de responsabilité pour le site transformativeworks.org : Il existe une documentation claire et complète concenant le design, la gestion du contenu, le support technique et le développement de tw.org.

Objectifs à 24 Mois

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Feuilles de Route des comités/groupes de travail : Ces derniers ont élaboré une feuille de route décrivant leurs priorités avec des objectifs spécifiques pour le futur, incluant les projets potentiels qu’ils souhaiteraient développer.

Budgets des comités/groupes de travail : Au moins 3 comités/groupes de travail soumettent un budget au/à la Trésorier-ère, qui leur renvoie ses commentaires.

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Structure opérationnelle avec la participation des président-e-s : Le CA a révisé sa façon de fonctionner, et a créé de nouveaux postes, structures et procédures. Ainsi, la gestion des opérations de l’OTW invite la participation de tous/toutes les président-e-s des comités et des membres actuel-le-s du CA.

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Labos /ateliers de compétences : L’OTW envisage de créer des labos de compétences/ateliers dans des domaines précis, comme le code wiki ou le rayonnement international. Au moins l’un d’entre eux est implémenté.

Mentors pilotes pour les président-e-s/responsables : Au moins 4 président-e-s/responsables offrent leurs services au Comité Bénévoles et Recrutement pour mettre en place un programme de mentorat pour les président-e-s/responsables au sein de l’OTW.

Programmes des comités/groupes de travail pour l’implication du/des personnel/bénévoles : Les comités et groupes de travail élaborent un programme de bilans réguliers, de suivi de progrès, et de récompenses pour montrer leur reconnaissance.

Grow and Support Existing Projects, icon by XOXO for The Noun Project

Personnel consacré au design et au support technique de Fanlore : Fanlore obtient le personnel nécessaire à son maintien et sa croissance.

Feuilles de route et/ou réalisations de chaque projet : Chaque projet de l’OTW développe une feuille de route publique, détaillant ses objectifs pour les 5 prochaines années. Ceci concerne : Archive of Our Own, Fanlore, Soutien Juridique, Open Doors, Transformative Works and Culture, Fanhackers, et le site web transformativeworks.org.

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Révision de la sécurité : Le processus de mise à jour et d’amélioration de la sécurité de nos données et comptes financiers et opérationnels est terminé.

Budgets des comités/groupes de travail : Au moins 3 comités/groupes de travail soumettent un budget au/à la Trésorier-ère, qui leur renvoie ses commentaires.

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Feuilles de route internationales et inclusives : Parmi les objectifs de documentation sur l’infrastructure, toutes les feuilles de route des comités comprennent des projets précis pour développer l’inclusivité et la représentation internationale.

Formation sur l’inclusivité : L’OTW dirige au moins 3 sessions de formation, ouvertes à l’ensemble du personnel, sur le thème de l’internationalisation et sur la façon dont les individus créent l’inclusivité et entrent en contact avec leurs communautés.

Sondage concernant l’Inclusivité : L’OTW lance au moins 2 sondages à destination des parties prenantes internes comme externes, et concernant l’internationalisation et l’inclusivité.

Objectifs à 30 Mois

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Domaines de responsabilité clarifiés et documentés : Avec l’aide du CA, chaque comité/groupe de travail élabore, approuve et distribue un document détaillant son domaine de responsabilité au sein de l’OTW.

Évaluation et recherche d’outils internes : L’OTW évalue les outils internes actuels et cherche de meilleures alternatives pour ceux qui laissent à désirer, ainsi que de nouveaux outils pour pallier aux besoins restants.

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Programme de formation pour le CA en place : Une formation est mise en place et ouverte à tous/toutes les membres nouvellement élu-e-s, ainsi qu’à tout/toute membre du personnel envisageant d’intégrer le CA dans le futur.

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Formations aux compétences internes à l’échelle de l’organisation : Sur l’exemple de l’objectif de Formation Basique pour les Président-e-s/Responsables, des procédures similaires sont créées et appliquées pour aider l’ensemble du personnel à acquérir les compétences nécessaires.

Programme de formation complète pour les président-e-s/responsables : Sur l’exemple de l’objectif de Formation Basique, l’OTW met en place un programme standard plus large pour tous/toutes les nouveaux-elles président-e-s/responsables, traitant à la fois des compétences générales et spécifiques à l’OTW.

Soutien/procédures administratifs pour les président-e-s/responsables : Les comités et groupes de travail élaborent des procédures pour la gestion des communications quotidiennes, de l’agenda, des comptes rendus, de l’organisation des tâches, etc.

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Réserves correspondant à 3 mois de frais de fonctionnement : L’OTW a accumulé des réserves financières suffisantes pour payer les frais de fonctionnement de l’organisation pour 3 mois sans avoir besoin de lever plus de fonds.

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Recherche d’informations sur les bonnes pratiques pour les organisations internationales : L’organisation fait des recherches sur les bonnes pratiques pour les organisations internationales, et en priorité celles ayant une perspective non occidentale et/ou non anglophone, ainsi que celles qui servent des populations marginalisées dans le monde occidental anglophone.

Analyse des données collectées : Le groupe de travail sur la diversité présente un rapport avec les résultats de son analyse des sondages sur l’inclusivité, puis prépare des recommandations basées sur ces résultats pour l’OTW.

Objectifs à 36 Mois

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Guide de l’organisation : L’OTW crée un guide incluant les informations de base sur l’organisation, que tous/toutes les bénévoles et membres du personnel doivent connaître (rôle de chaque comité et groupe de travail, utilisation des différents outils…)

Résolution des failles entre les domaines de responsabilité: Là où la description des domaines de responsabilité a permis d’identifier l’existence de tâches non comprises dans le domaine normal de chaque comité et groupe de travail, cet excès est corrigé.

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Projet de succession du CA : L’OTW met en place un projet de succession du CA qui permet aux administrateur-trice-s et officier-ère-s sortant-e-s de s’assurer que leur savoir et leurs responsabilités sont préservés, et permettront à leur remplaçant-e-s de se sentir soutenu-e-s et suffisamment informé-e-s après leur formation et pendant la transition.

Nouveau Programme de Modèle d’Opérations : L’OTW développe un programme de révision de la structure de gestion des opérations pour l’organisation.

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Auto-évaluations à l’échelle de l’organisation : L’auto-évaluation est appliquée à tous les niveaux : bénévoles et membres du personnel individuel-le-s, comités et groupes de travail, et l’OTW dans son ensemble.

Formations externes à l’échelle de l’organisation : Tout le personnel a accès à des programmes de formation externes pour acquérir les compétences difficiles à développer en interne.

Programme de mentorat pour président-e-s/responsables : Le wiki interne indique clairement quels individus sont disponibles pour guider d’autres personnes dans leur apprentissage de certaines compétences. Le programme de mentorat est implémenté à l’échelle de l’OTW, mais reste flexible pour s’adapter à chaque comité ou groupe de travail.

Recherche d’une structure pour une/des réunion(s) annuelle(s) inclusive(s) autre(s) que les retraites du CA : Le CA explore les différentes possibilités pour la tenue de réunions à l’échelle de l’organisation.

Élargir et revoir les stratégies de recrutement : L’OTW diversifie les moyens et les stratégies pour le recrutement de bénévoles.

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La levée de fonds annuelle couvre les frais de fonctionnement pour un an, plus 10% : La levée de fonds annuelle de l’OTW produit régulièrement des sommes suffisantes pour payer notre budget de fonctionnement annuel, plus 10%.

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Structure de sondages sur l’inclusivité : Une procédure, une panoplie d’outils, une documentation et une structure de soutien sont mises en place pour que l’OTW puisse mener des sondages périodiques auprès des acteur-trice-s internes et externes sur les sujets suivants : diversité, inclusion, représentation, et internationalisation.

Toutes les icônes viennent du Noun Project : http://thenounproject.com

Une Infrastructure Plus Solide créée par Yamini Chandra pour The Noun Project

Un CA Plus Fort et Efficace créée par Till Teenck pour The Noun Project

Des Bénévoles Plus Fidèles, Engagé-e-s et Épanoui-e-s créée par Joao Santos pour The Noun Project

Augmenter les Capacités Financières et de Collecte de Fonds créée par Olivier Guin pour The Noun Project

Évolution et Soutien des Projets Existants créée par XOXO pour The Noun Project

Développement de notre Inclusivité créée par OCHA Visualization Unit pour The Noun Project

Ce billet d’actualités a été traduit par les traducteur-trice-s bénévoles de l’OTW. Pour en savoir plus sur notre travail, merci de consulter la page du Comité Traduction sur transformativeworks.org.