Deze nieuws post was vertaald door de vertalingsvrijwilligers van de OTW. Om meer te leren over ons werk, bezoekde Vertalingspagina op transformativeworks.org.
De afgelopen paar dagen zijn er verschillende reacties geweest op diverse posts en social media sites over de financiële werkwijze van de OTW (Organisatie voor Transformatieve Werken). Wij waarderen de vragen die onze gebruikers en donateurs hebben en willen zo open mogelijk zijn.
Tijdens de groei van de OTW en het Archive of Our Own – AO3 (Ons Eigen Archief) heeft de organisatie zich aangepast naar nieuwe administratieve en budgettaire behoeften. Gedurende het laatste jaar hebben we hard gewerkt aan het ontwikkelen en implementeren van best practices voor non-profit organisaties van ons formaat, inclusief de behoefte voor een meer gedetailleerd en formeler budget dan we in het verleden hebben gehad.
In het verleden is het budgettair proces van de organisatie informeel geweest en waren haar fondsenwervingsdoelen gebaseerd op eerdere uitgaven en verwachte behoeften. Op een vergelijkbare manier was het doel van de huidige fondsenwerving, gesteld door de Raad van Bestuur en de Ontwikkeling & Lidmaatschap commissie, gebaseerd op de resultaten van eerdere wervingen en onze verwachte behoeften voor de rest van dit jaar en verder. Om onze verwachte behoeften te bepalen, hielden we rekening met onze uitgaven van het afgelopen jaar, samen met de snelle groei van het AO3 en onze andere projecten, en stelden we een informeel budget op met input van schattingen van uitgaven van onze commissies, wat ons–zelfs zonder een formeel uiteindelijk budget–een goed beeld gaf van onze kosten voor volgend jaar.
Echter, gedurende het laatste jaar, zijn we steeds meer bewust geworden van de behoefte voor een meer formeel budget. In juli besloten we om een dergelijk budget op te stellen en hebben het punt op de agenda gezet voor onze jaarlijkse persoonlijke vergadering. Deze afgelopen maand, geleid door onze nieuw gekozen Penningmeester M.J. MacRae, hebben we actief gewerkt aan een meer gedetailleerd budget voor 2016 gebaseerd op informatie verkregen uit iedere hoek van de organisatie. Hoewel dat document nog steeds in bewerking is, verwachten we op basis van onze huidige informatie dat de operationele kosten voor de OTW voor volgend jaar ongeveer US $300.000 zullen bedragen, gebaseerd op verwachte uitgaven van de commissies. De uiteindelijke versie van het budget voor 2016 zal worden uitgegeven aan het publiek zodra deze is goedgekeurd door de Raad van Bestuur. We verwachten dat dit halverwege november zal zijn.
Een van de onderdelen van dat budget zal een voorstel zijn om een adviserende registeraccountant aan te trekken om ervoor te zorgen dat de boekhouding van de OTW zich blijft verbeteren, inclusief onafhankelijke waarderingen van de financiën van de OTW. We beseffen dat het aanstellen van consultants geld kost, maar we geloven dat door dit te doen we de werkzaamheden van de organisatie verbeteren met het betrekken van de mensen met bewezen expertise, wat het Bestuur en de Penningmeester in staat stelt om de vrijwillige medewerkers van de OTW, die gedreven werken aan de missie van de OTW, beter te ondersteunen. We hebben plannen om onze boeken ook te laten nakijken door onafhankelijke auditors. Het aanstellen van onafhankelijke auditors staat als sinds de eerste versies in het Strategische Plan. Het Strategische Plan is tijdens de persoonlijke vergadering in 2015 goedgekeurd en wordt momenteel bijgeschaafd om over een paar maanden publiekelijk te worden uitgegeven.
De organisatie is toegewijd aan het ontwikkelen en beschermen van een financiele reserve zodat alle projecten van de organisatie, waaronder het AO3, kunnen blijven functioneren als er onverwachte kosten zich voordoen. Deze toezegging voor een reserve fonds wordt ook weergegeven in het Strategische Plan. Hierbij aansluitend hebben enkele mensen die recent een opmerking hebben achtergelaten voorgesteld dat de org het investeren in instrumenten die de rente op het spaargeld verbeteren in overweging neemt. Bovendien waren investeringen een onderwerp van discussie tijdens de recente persoonlijke vergadering.
We zullen doorgaan met het onderzoeken van mogelijkheden om te investeren in higher-rate instrumenten terwijl we verder gaan en zullen de benodigde tijd nemen om een oplossing te vinden die het beste past bij de huidige en toekomstige behoeftes van de OTW. We verwachten dat dit inhoudt dat we advies moeten inwinnen bij financiële professionals die de OTW kunnen helpen bij het structureren van haar financiën en investeringen zodat we verantwoord onze activa kunnen laten groeien terwijl we alle donaties veilig houden, voldoende liquide fondsen beschikbaar houden om onze werkzaamheden ten dienste van onze missie uit te kunnen voeren, en het behouden van financiële reserves zoals gemandateerd in het huidige strategische plan.
Het huidige bestuur is zich er terdege van bewust dat de huidige situatie verre van ideaal is, en we werken actief aan een oplossing om meer formele financiële richtlijnen in te stellen om de beste organisatie te zijn die we kunnen zijn, en ons werk, ter ondersteuning van onze missie om fans, fanwerken, en fandom te helpen, het beste uit te kunnen voeren. Het is een voortdurend proces, maar met jouw hulp is dit mogelijk.
De steun en zorgen die jullie in jullie opmerkingen hebben getoond de afgelopen paar dagen waarderen wij ten zeerste. We willen dat jullie ons blijven vertellen wat jullie denken. Begrijp dat er zaken zijn die we wettelijk gezien niet zo uitvoerig kunnen bespreken als door jullie wellicht gewenst. Maar dat verandert het feit niet dat jullie en jullie meningen er voor ons toe doen en dat we jullie steun absoluut waarderen.
Met vriendelijke groet,
De OTW Raad van Bestuur
Eylul Dogruel, Voorzitter
Andrea Horbinski, Secretaris
M.J. MacRae, Penningmeester
Soledad Griffin
Cat Meier
Jessica Steiner
Deze nieuws post was vertaald door de vertaalvrijwilligers van de OTW. Om meer te leren over ons werk, bezoekde Vertalingspagina op transformativeworks.org.